Nimelt saavad kõik äriühingud ja muud ühingud ja organisatsioonid, kelle registrijärgne asukoht on Euroopa Liidus, esitada EL-i institutsioonide ja asutuste (v.a Euroopa Liidu kohus) haldusomavoli ja -suutmatuse korral kaebuse Euroopa ombudsmanile.
Prantsusmaal Strasbourgis asuv ombudsman uurib kaebusi, mille põhjuseks on EL-i institutsioonide-asutuste haldusomavoli, s.h halduspuudulikkus või -suutmatus. Olukorrad, kus ei järgita hea halduse põhimõtet, rikutakse põhiõigusi või esineb muu õigusvastane käitumine mõne EL-i institutsiooni poolt, on muu hulgas makseviivitused, lepinguvaidlused, probleemid pakkumiskutsetega, keeldumine teabele juurdepääsu andmisest, põhjendamatu viivitus halduse teostamisel jne.
Euroopa ombudsman ei saa uurida liikmesriikide võimuorganite (sealhulgas kohalike omavalitsuste) kohta esitatud kaebusi, riiklike kohtute või ombudsmanide tegevust või kaebusi teiste äriühingute või isikute peale.
Aegumistähtaeg on kaks aastat
Oluline on meeles pidada, et kaebust ombudsmanile ei saa esitada, kui etteheidetavast sündmusest on möödas rohkem kui kaks aastat või kui enne kaebuse esitamist ei ole asjaomase EL-i institutsiooniga oma pretensiooni lahendamiseks (sealhulgas hüvitise saamiseks) eelnevalt kirjalikult ühendust võetud, samuti siis, kui siseriiklik menetlus samas küsimuses on veel käimas.
Ombudsmanile kaebuse esitamise eest eraldi tasu ega lõivu ei võeta. Kaebuse esitamiseks on ametlikul kodulehel abistav küsimustik ja kaebuse vorm ning menetluse tempo on üldiselt suhteliselt kiire.
Tüüpilised juhtumid
Tavapärased kaasused, mille asjus ombudsmani poole pöördutakse, on Euroopa Komisjoni makseviivitused oma lepinguliste kohustuste täitmisel ja probleemid EL-i hankemenetlustega: pakkumiskutsete kvalifitseerimistingimused, lepingupartneritele ebamõistlike tingimuste ja tähtaegade rakendamine komisjoni poolt, dokumentidele juurdepääsu mittevõimaldamine või selle ebamõistlik piiramine, põhjendamatud viivitused otsuste vastuvõtmisel või vormistamisel EL-i asutuste poolt, probleemid põhiõiguste kohaldamisel, nagu süütuse presumptsioon, õiglane ja võrdne kohtlemine.
