Tööaja jälgimine tootmisel või teenuse osutamisel on vajalik kahel põhjusel. Esiteks loomulikult selleks, et palgaarvestuseks andmeid saada. Teiseks annab tööle kulunud aeg protsessile tagasisidet: kui palju me tegelikult aega kulutasime. Selle info abil saame teha kindlaks, kas meie eeldused pakkumist tehes langevad kokku reaalsusega ja kui ei lange, siis annab tööaja jälgimine aimu, millises tööetapis peame oma protsesse parandama või kuhu pakkumises aega lisama.
Tagasiside saamiseks on mitu võimalust. Lihtsad süsteemid on sellised, kus töötaja jälgib ise oma ajakasutust ja märgib töötunnid projektile. Aga on olemas ka peaaegu automaatsed süsteemid, kus töötaja ise ei pea operatsioonide registreerimiseks andmeid sisestama. Kui teenus hõlmab töötamist kliendi territooriumil või transporti, siis on abi GPSist, mis on kombineeritud kantavate tööjaamadega (k.a mobiiltelefonid), kuhu töötaja saab andmeid sisestada. Igatahes ei tohiks süsteem olla liiga keeruline, et töötajad ei tunnetaks seda kui lisakoormust.
Tööaega jälgides tekib küsimus, kui suurt täpsust on vaja. Kas tööaega tuleks arvestada minuti, pooltunni või koguni sekundi täpsusega? Kuidas arvestada ettenähtud pausideks kuluvat aega? Igal juhul nõuab süsteem juba üsna mitu kannet, mida peab lisaks tööülesannete täitmisele meeles pidama. Võrdluseks: kas olete kunagi autot parkides jätnud parkimise alguse aja märkimata või unustanud parkimise lõpetada? Ja miks on parkimise korraldajad parkla numbri alati märkinud ei tea kuhu ja kõige väiksemas kirjas…
Umbes samasugused on ka tööaja jälgimise süsteemi juurutamisel tekkivad probleemid. Igatahes on selge vajadus tööaja jälgimiseks ressurssi varuda. Esialgu tuleb kasutajaid toetada, tekkinud valesisestusi ringi teha, kolleegidele toeks olla. Samuti on vaja jälgida, et kõik hakkaksid kohe alguses andmeid sisestama.
Üht taolist jälgimissüsteemi juurutades loodeti, et töödejuhatajal tuleb vaid kord kuus majandustarkvara vastav moodul avada ja kanded heaks kiita. Tegelik elu kujunes hoopis teisiti ja pärast paari aastat harjutamist leiti koos töödejuhatajatega, et kõige mõistlikum on kandeid kontrollida vähemalt korra nädalas.
Sellegipoolest on tööaja jälgimisel selged eelised. Kõige olulisem on läbipaistvus nii töötajatele kui ka klientidele. Saadud andmeid saab korraliku analüüsi abil kasutada ettevõtte protsesside parendamiseks, investeeringute planeerimiseks ja kokkuvõttes kasumlikkuse tõstmiseks. Alustada saab väikeste lisakuludega, kuid administreerimise vajadust ei tohi siiski alahinnata.
Autor: Lauri Rohtoja, juhtimiskonsultant
Allikas: Tööelu
