Kohtud kipuvad sellistes olukordades maksuhalduriga nõustuma, leides, et sisendkäibemaksu mahaarvamist on võimalik „tõendeid kogumis hinnates“ keelata ka objektiivsete tõenditeta selle kohta, et ostja ei ole käitunud heauskselt. Seetõttu on ostjal targem karta ja hoolsusnõudeid järgida kui kahetseda ja põhjendamatult maksu maksta.

Eelkõige on kahtlustäratavates olukordades vaja probleemide ennetamiseks kontrollida tehingupartneri tausta, tuvastada tehingu teise poole isik ja esindusõiguse olemasolu ning olla tehingute tegemisel mõistlikult hoolas ja ettevaatlik. Ka tasuks see hoolsus hilisema tõendamisvajaduse tarbeks dokumenteerida. Nii toimides ei saa küll välistada maksuhalduri huvi tehtud tehingute vastu, kuid see annab ostjale head võimalused tehingute tegeliku toimumise ja oma heausksuse tõendamiseks.

Kasuta avalikke andmebaase tehingupartneri tausta uurimiseks

Käibemaksukohustuslasest ostja kohustuslikuks küsimuseks enne tehingu tegemist võiks olla – kas müüja on käibemaksukohustuslane –, sest see on sisendkäibemaksu mahaarvamise õiguse vältimatuks eelduseks. Riskide maandamiseks oleks mõistlik tehingupartneri käibemaksukohustuslaste registrisse (KMKR) kantust kontrollida vahetult enne tehingu tegemist, maksmise ajal ja ka regulaarsete tehingute puhul.

Lisaks KMKR-ile on tehingupartnerite kohta võimalik teavet saada ka teistest avalikest andmebaasidest. Tehingupartneri tausta kohta saab üldisemat infot äriregistrist ning halvemal juhul ka maksuvõlglaste otsingu leheküljelt. Mõnikord annab huvipakkuvaid tulemusi ka tehingupartneri või tema esindusisiku nime interneti otsingumootorisse sisestamine. Kui tehingu teine pool peab näiteks ehitusseadusest või elektriohutusseadusest tulenevalt olema kantud majandustegevuse registrisse, on mõistlik ka selle kande olemasolu kontrollida ning nõutava kande puudumisel suhtuda tehingusse täiendava ettevaatlikkusega.

Käitu mõistlikult ja säilita kõik tehingutega seotud dokumendid

Kui kaupa või teenust ostetakse uuelt ja tundmatult müüjalt, on enne tehingute tegemist mõistlik küsida müüja esindaja isikut tõendava dokumendi koopiat ning see koos müüja kontaktandmetega säilitada. Samuti on kohane äriregistrist kontrollida, kas esindaja on volitatud tegema tehinguid müüja nimel ning positiivse vastuse korral teha ka sellest tõendist väljatrükk ja see tehingu dokumentide juures säilitada. Esindusõiguse puudumise korral tuleb paluda esitada volikiri, ka sellest koopia teha ja säilitada.

Kui tehingupartneri esindaja ei soovi  isikut tõendavaid dokumente ega volitust esitada või käitub muul viisil kahtlustäratavalt, peaks see ostjas tekitama kahtluse, kas tehing on ka tegelikkuses selline, nagu ostja seda ette kujutab ning kas ta suudab hiljem maksuhaldurit tehingu toimumises veenda.

Kindlasti on mõistlik säilitada kõik kauba või teenuse saamist tõendada võivad dokumendid, sealhulgas hinnapakkumised (ka teiste pakkujate omad), veose-, saate- ja kaalulehed, sertifikaadid, üleandmise-vastuvõtmise aktid, laoarvestus jne. Suureks abiks võivad siinjuures olla ka dokumendid, mille koostamist ega säilitamise kohustust seadus otseselt ette ei näe, kuid mis võivad maksuhalduri jaoks avada tehingu tegeliku sisu ning tõendada tehingute tegelikku toimumist.

Kõikide eeltoodud näpunäidete järgimine ei pruugi paljude tehingute puhul olla mõistlik ega võimalikki, kuid mõnes valdkonnas on see hädavajalik. Eriliselt tasuks hoolsusnõuetele tähelepanu pöörata tavapärasest kõrgema pettuseohuga valdkondades, nagu näiteks ehitus. Mõistlik oleks ohtude minimeerimiseks lisaks ülaltoodule täita korralikult ehitustööde päevikut ja kasutada ehitusjärelevalve teenuseid, mis võimaldaks tehingu toimumist sõltumatu osapoole abil tõendada. Hoolsusnõuete järgimisele ja dokumenteerimisele võiks tavalisest suuremat tähelepanu osutada ka siis, kui müüjaks on isik, kelle kohta ei leia avalikest allikatest teavet, kellel pole kontorit ega ühtegi töötajat ja kes on müüdava kauba alles ostnud ning müüb selle kohe edasi. Sellistel juhtumitel on asjakohane nõuda täiendavat dokumentaalselt tõendatud teavet kauba päritolu kohta, sest ohu märgid õhus on küllalt suured.

Arvestades ostjal lasuvat tõendamiskoormust maksumenetluses, tekib küsimus, kas maksunõuete vältimiseks oleks üheks võimaluseks seada arve tasumine sõltuvusse müüja käibemaksu deklareerimisest? S.t ostja ei tasu arvet enne, kui müüja on talle esitanud väljatrüki oma tehinguperioodi käibedeklaratsioonist. Tegemist on küll drastilise meetmega, kuid arvestades maksumenetluses reaalselt kehtivat ümberpööratud tõendamiskoormust, võib see siiski vajalikuks osutuda, sest kui ka see ei kinnita ostja hoolsust ja heausksust, siis mis võiks seda üldse teha?

Hooletuse tagajärjed

Kui ostja ei kontrolli müüja KMKR-is registreeritust, võib tagajärg musta stsenaariumi korral olla see, et ta ei saa tehingult sisendkäibemaksu maha arvata, kuna tehingu teine pool ei olnud käibemaksukohustuslane. Isiku tuvastamise nõude mittetäitmine, kauba ja teenuse saamist tõendavate dokumentide säilitamata jätmine ja muud maksukohustust mõjutada võivad hoolsuskohustuse rikkumised toovad aga ostjale kaasa riski, et ta ei suuda oma hooletuse tõttu maksuhaldurile tõendada, et tehingud sellistel tingimustel üldse toimusid. See võib aga koos muude tehingute mittetoimumisele viitavate asjaoludega kaasa tuua maksuhalduri negatiivse hinnangu ning võimalikud maksunõuded ehk õnnetuse, mida oleks saanud hoolsalt käitudes vältida.