Küsimusele, kuidas peab raamatuid pidama, leiab täiuslikke vastuseid RPS teisest peatükist. Aga lühemalt siis – Sinu kasutatav raamatupidamistarkvara (programm) peab vastama kehtestatud nõuetele, kohustus on dokumenteerida (arved, lepingud, tšekid, kokkulepped jne) ja kajastada raamatupidamises (koostada raamatupidamiskanded kahekordse kirjendamise põhimõtteid järgides) kõik oma majandustehingud, koostama ja esitama aruandeid (majandusaasta aruanded, muud finantsaruanded) ning kõiki neid dokumente ühtlasi ka säilitama.
Läks kiireks ja segaseks? Võtame rahulikult ja algusest peale nende dokumentidega siis.
Algdokument
Korrektse raamatupidamise alus on kõigile nõuetele vastav algdokument. Algdokumentidest algabki raamatupidamisarvestus. Jälgi, et Sinuni saabunud dokumendid on mõistetavad (siis oskad neid õigesti registritesse paigutada, st lausendeid koostada).
Millist dokumenti lugeda algdokumendiks? Meil on selge küll mõiste definitsioon, aga seadusega on kehtestatud ka kindlad nõuded algdokumendi vormistamiseks ning aktsepteerimiseks. Minu soovitus raamatupidajale – ei tohi vastu võtta ebakorrektseid dokumente. Kui vaja, tee dokumendi (arve, ostutšekk, kokkulepe vmt) toojale/esitajale (müügimehele, sekretärile, partnerile) selgeks täpsed tingimused, milliste täitmisel saad dokumendi vastu võtta.
Millised need nõuded algdokumendile siis on? Algdokumendil peavad olema: dokumendi nimetus ja number, koostamise kuupäev, tehingu majanduslik sisu, tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa), osapoolte nimed ja aadressid, tehingut kinnitav raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri ning viimase nõudena, raamatupidamiskirjendi järjekorranumber raamatupidamisregistris.
Vahel tekitab küsimusi just allkirja-koht. Ole siis tähelepanelik ja kontrolli, sest arve esitaja allkiri võib olla (aga ei pea olema), kuid Sinu äriühingu (raamatupidamiskirjendit tegeva) esindava isiku allkiri peab olema, sellega kinnitatakse tehingu toimumine.
Raamatupidamisregistrid
Raamatupidamisregistrid on andmekogumid, mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud raamatupidamiskirjendite ja saldode kohta ja sisaldavad raamatupidamiskirjendite aluseks olevat üksikasjalikku informatsiooni. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kontode kaupa kronoloogilises järjekorras.
Kõik majandustehingud on kohustuslik kirjendada raamatupidamisregistrites peale tehingut mõistliku aja jooksul. Peaasi, et nõutavad aruanded õigeaegselt esitatud saaksid. Kohustus on koostada majandustehingute kohta sellised registrid, et oleks võimalik neist välja lugeda tehingud nii ajalises järjekorras (ehk kronoloogiliselt, päevaraamatu vormis) kui ka kontode alusel (pearaamatuna). Päevaraamat ja pearaamat ongi meie raamatupidamissüsteemi osad.
Päevaraamatusse kirjendatakse kõik majandustehingud algdokumendile tuginedes. Kirjete kandmiseks on vajalikud järgmised sammud: tehingu kuupäev; algdokumendi nimetus ja number, lausendi järjekorranumber, tehingu lühikirjeldus, deebet – ja kreeditkontod koos summadega.
Kronoloogilise registri abil saab kontrollida majandustehingute toimumist ja nende kajastamise viisi süstemaatilises registris. Ehk siis – ühe kuupäeva tehingud on nähtaval ühes kohas, koos sisukirjelduse, summadega ja kontodesse liigitamisega.
Kui koostad registreid, pane tähele, kas päevaraamatu tehingute summa võrdub kõikide kasutatavate kontode deebet- ja kreeditkäivete summaga. Kui ei, siis on kusagil viga ja Sul tuleb seda otsima hakata. Jälgi, et deebet = kreedit.
Registrite korrektsus ja loetavus kõrvalseisvale isikule annab hea pildi tegutsevast raamatupidaja isiksusest. Aga registri loetavus, selgus ja täpsus on määravad asjaolud. Eriti peab seda silmas pidama registrite käsitsi koostamisel. Registrite loetavus sõltub otseselt kontoplaani kasutusoskusest. Registritest saab alguse ka korralik aruandlus.
Raamatupidamisarvestus
Eristatakse kahesugust raamatupidamisarvestust – tekke- ja kassapõhist.
Kassapõhine raamatupidamisarvestus on majandustehingute kajastamine vastavalt majandustehinguga seotud raha laekumisele või väljamaksmisele.
Kassapõhist arvestust kasutame me näiteks eraisikutena igal aastal, kui märtsikuu lõpuks esitame üksikisiku tuludeklaratsioonid. Seal on asi selge – tulu tekib siis, kui oleme raha saanud ning kulu on tekkinud arve tasumise hetkest. Ostad plekkämbreid maksetähtajaga seitse päeva, aga kulu tekib alles siis, kui tegelikult on ka ämbrite eest tasutud. Sama müügiga – kui müüd kauba maha, aga saad raha nende eest alles kahe kuu pärast, siis tulu kassapõhisel arvestusmeetodil tekibki alles kahe kuu pärast, kui ostjalt on raha laekunud.
Äriühingud kasutavad aga tekkepõhist arvestusmeetodit.
Tekkepõhine raamatupidamisarvestus on majandustehingute kajastamine vastavalt majandustehingu toimumisele, sõltumata sellest, kas sellega seotud raha on laekunud või välja makstud.
Selle meetodi korral on tulud ja kulud tekkinud kohe kui majandustehing on sõlmitud ning asjaolu, et ei ole raha veel laekunud, ei puutu mitte kõige vähimatki asjasse.
Aruande koostamisel tehakse reguleerimis- ja lõpetamiskanded, mis võimaldavad määrata aruandeperioodi tulud ja kulud.
Seega – kui oled ostnud kümme jalgratast maksetähtajaga seitse päeva, on tekkinud koheselt ka kulu kauba ostuhinna suuruses summas. Sama ka vastupidi – kui müüd need kümme jalgratast maha 10-päevase maksetähtajaga, on tulu juba tekkinud, arvestamata seda, kas reaalselt on raha laekunud või mitte.
Parandused registrites
Mis saab, kui avastad vea dokumendis või kandes? Rahustuseks niipalju, et juhtub paremateski peredes! Aga midagi muud tegema ei peagi, kui vead ära parandama. Kindlasti ei tohi juba sooritatud kandeid jälgi jätmata kustutada. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend tuleb parandada paranduskirjenditega, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend. See on selline parandusdokument (koos nõutavate algdokumenditunnustega), kuhu kirjutad andmed vigase ja õige kande kohta.
Raamatupidamise sise-eeskiri
Kas raamatupidamise sise-eeskiri on vajalik? On küll. Tegelikult, isegi mitte vajalik, vaid lausa kohustuslik. RPS sätestab kindlad nõuded raamatupidamiskohustuslase sise-eeskirjadele. Raamatupidamise sise-eeskiri on pidevalt täiendamist vajav töövahend raamatupidaja laual. Ka Maksu- ja Tolliameti revisjoni korral on esindaja esimeseks palveks tutvuda just selle dokumendiga (oh et oleks kontoplaangi kohe anda!).
Sise-eeskirjade koostamisel kirjuta sisse kõigepealt seadusega nõutud osad: kontoplaan koos kontode sisu kirjeldusega (just siin, sise-eeskirjas, peabki kontode loetelu koos kirjeldusega asuma), majandustehingute dokumenteerimise ja kirjendamise kord, algdokumentide käive ja säilitamine, raamatupidamisregistrite pidamine, tulude ja kulude kajastamine kasumiaruande kirjetel, varade ja kohustuste inventeerimise kord. Selgita ettevõttes kasutatavaid arvestuspõhimõtteid ja informatsiooni esitusviisi, aruannete koostamise korda, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning raamatupidamise korraldamisega ja sellega kaasnevate sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid.
Kui need on olemas, lisa eeskirjadesse veel enda jaoks kõik vajalik, koosta nö omad spikrid nt näidislausendite näol ning olgu see mahukas materjal Sulle heaks abimeheks.
Dokumentide säilitamine
Raamatupidamise dokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama ja hoidma üldjuhul seitse aastat, olenevalt dokumendi liigist kas alates majandusaasta lõpust või dokumendi koostamise ajast, mil algdokument raamatupidamises kajastati.
Piret Linnasmägi
aktiva.ee
