Mis on e-arve?
E-arve on elektrooniline arve, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas, ehk mille käitlemine toimub elektrooniliselt. E-arve sisu on sama mis paberarvel, ühes kohas on koos toote või teenuse andmed ja info arve maksmise kohta. E-arve sisaldab lisaks maksenõude infole arve kõiki andmeid ning asendab täielikult paberarvet. E-arve on aktsepteeritav kui raamatupidamise algdokument.
Kuidas see töötab?
E-arve teenuse kasutamise eelduseks on ettevõtte majandustarkvara tehniline valmisolek väljastada Eesti e-arve standardile vastavaid e-arveid xml-formaadis. Kui soovite hakata oma majandustarkvaras e-arveid looma, tuleb pöörduda tarkvara haldaja poole nende võimaluste uurimiseks. Samuti võib e-arvete loomisel kasutada spetsiaalset teenusepakkujat.
E-arveid saab saata kas otse arve vastuvõtja internetipanka või manusena e-posti aadressile. E-arvete edastamiseks panga elektroonilistesse kanalitesse tuleb ettevõttel sõlmida e-arve leping, millega lepitakse kokku e-arvete väljastamise tingimused (e-arvete presenteerimine pangas, e-arve avalduste esitamise tingimused) ning mille alusel teenusepakkuja edastab e-arved panka. Kasutades Swedbanki internetipanka või e-arve faile väljastavat majandustarkvara on võimalik e-arveid edastada teistesse pankadesse ka läbi Swedbanki.
Tänu integreeritusele on müügiarveid võimalik eksportida raamatupidamisprogrammist ka otse internetipanka ning internetipanga postkasti saabunud e-arveid importida raamatupidamisprogrammi. Internetipanga postkasti saabuvaid e-arveid on võimalik mugavalt maksmisele suunata.
E-arvet saab saata kliendile, kes on ettevõttele avaldanud soovi e-arve saamiseks. E-arve tellimise avalduse saab esitada üldjuhul teenuse lepingu omanik, kuid ta saab e-arve tellida ka teisele isikule. Kui e-arve tellijaks ei ole teenuse lepingu omanik, siis ei ole ettevõte kohustatud sellise tellimuse alusel e-arveid edastama, v.a juhul kui arve tellija omab ettevõtte juures vastavat volitust. E-arve saatmiseks on tarvis teada e-arve aadressi, mis Swedbanki puhul on e-arve saaja kontonumber.
Kahte tüüpi e-arved: täismahus ja piiratud infoga
Täismahus e-arve on mõeldud asendama paberarvet ja sisaldab kogu infot teenuse kohta. Täielik arve saadetakse üldjuhul teenuse lepingu omanikule ja selle kuvamise eelduseks on, et arve saajal on olemas leping internetipanga kasutamiseks.
Piiratud infoga e-arve on mõeldud kliendile, kes ei ole teenuse lepingu omanik, kuid soovib arvet ise tasuda. Piiratud infoga e-arve ei asenda paberarvet ja sellisel juhul on tarvilik edastada ka täismahus arve, seda vastavalt teenuse omaniku soovile kas internetipanga, e-kirja või posti teel. Piiratud infoga e-arve on kasutusel ka juhul, kui klient ei oma internetipanga lepingut ja saab arve paberil, kuid soovib e-arvet ikkagi automaatselt tasuda.
Mida tähendab püsimaksega e-arve?
Kliendil on panka saabunud e-arvet võimalik tasuda saabunud e-arve alusel eraldi maksena (e-arve alusel täidetud maksekorraldusega) või automaatselt e-arve püsimakse lepingu alusel.
E-arve automaatseks tasumiseks peab klient sõlmima e-arve püsimakse lepingu, milles määrab ära maksetunnuse (näiteks viitenumbri) e-arvetele, mida ta soovib, et pank tema eest tulevikus automaatselt tasuks. Panka saadetud e-arve alusel loob pank maksjale eeltäidetud maksekorralduse, mis läheb tasumisele e-arve püsimaksekorraldusega. E-arve püsimakse saab toimida ka juhul, kui ettevõtte klient internetipanka ei kasuta. Sel juhul saadab ettevõte panka e-arve, mis tasutakse püsimaksega ning maksjale tuleb info arve kohta edastada muul kokkulepitud viisil, näiteks e-kirja või posti teel.
Miks on e-arve hea ja kasulik?
- E-arve laiem kasutuselevõtt aitab muuta efektiivsemaks kogu arveldusprotsessi ning säästa ressursse – nii aega kui ka raha, vähendades arvete trükkimisele, ümbrikustamisele ja postitamisele kuluvaid ressursse.
- E-arve on usaldusväärne, turvaline, odavam kui paberarve ja muudab teenuse, kauba ning muude kulutuste eest esitatud arvete käitlemise märkimisväärselt efektiivsemaks.
- E-arvete kasutamisel ei ole piiranguks ettevõtte suurus – see sobib nii väiksemale kui ka suuremale ettevõttele.
- Ka eraisikute jaoks on e-arve märkimisväärselt mugavam ja kindlam viis arvete vastuvõtmiseks – seda siis nii internetipangas kui ka e-posti kaudu.
- E-arve muudab geograafilised piirangud olematuks – e-arveid saab vastu võtta olenemata paiknemisest ning mis peamine – aeg, mis kulub arve liikumisele saatjalt vastuvõtjani on seejuures kordades väiksem.
- E-arvete saatmisel on ettevõttel mitmeid võimalusi: liidestuda teenusepakkujaga, liidestuda internetipangaga või saata arved ise laiali. Eesti seadused ei sea piiranguid e-arvete kasutamisele. Seega on saamas nende kasutamine igapäevase arveldusprotsessi loomulikuks rutiiniks. Olulisteks kriteeriumiteks on seejuures, et arve peab olema taasesitatav ning arvel peavad olema täidetud kõik headele äritavadele vastavad tingimused.
Soovitame tutvuda Eesti e-arve standardi ja kirjelduse juhendiga.
