Muudatused majandusaasta aruande esitamises said alguse 2008. a juunist, mil täiendati äriseadustikku sättega, et  Äriregistrile tuleb esitada elektrooniliselt majandusaasta aruanne, mis on koostatud aruandeperioodi kohta, mis algab 2009. aasta 1. jaanuaril või hiljem.

Ligikaudu poolteist aastat tagasi moodustas Vabariigi Valitsus töörühma, mis alustas nii aruande elektroonilise formaadi väljatöötamist, IT-süsteemi loomist kui ka seaduste muudatuste eelnõude ettevalmistamist korraldamaks seadusega kehtestatud elektroonilist aruande esitamist.

Käesoleva aasta juunis töörühmas valminud raamatupidamise seaduse muutmise eelnõu on juba Riigikogus menetluses. Seaduse menetlemise kohta Riigikogus on teada, et eelnõu esimene lugemine oli kavandatud septembri viimastele päevadele ja eelnõule saab esitada muudatusettepanekuid oktoobri keskpaigani.

Raamatupidamise seaduse muudatustega luuakse raamistik elektroonilise majandusaasta aruande koostamisele. Aruande esitamist hakkavad lisaks raamatupidamise seadusele täiendavalt reguleerima Vabariigi Valitsuse määrus ja rahandusministri määrus. Viimased dokumentide eelnõud on alles koostamisel. Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatakse elektroonilise aruande elementide loetelu (nn xbrl elementide taksonoomia), mis kirjeldab, mis andmeid ja mis kujul loodavasse IT- süsteemi hakatakse sisestama. Rahandusminister, kui raamatupidamise valdkonna eest vastutav, kehtestab aruandevormid, millega pannakse paika uue IT-süsteemi väljundvormid ehk raamatupidamise aastaaruande komponentide kujundus.

Raamatupidajatele ja audiitoritele tähendavad kavandatavad muudatusettepanekud olulisi muudatusi majandusaasta aruande esitamisel äriregistrile.

Alates 2010. aastast ei piisa enam pdf või word formaadis aruande esitamisest Äriregistrile. Uuest aastast tuleb esitada äriregistrile majandusaasta aruandes sisalduvad andmed elektrooniliselt. Elektrooniliselt tuleb esitada raamatupidamise aruanne (põhiaruanded  ja lisad), tegevusaruanne, kasumi jaotamise ettepanek jne. Lisaks raamatupidamise aruandele peab ka audiitor koostama oma aruande (elektroonilise järeldusotsuse) samas äriregistri süsteemis.  Sisestatud andmete põhjal koostatakse pdf formaadis terviklik elektroonne majandusaasta aruanne. Nii juhatus kui ka audiitor allkirjastavad IT süsteemis koostatud pdf aruande elektrooniliselt.

Lihtsustatult hakkab uues IT-süsteemi aruande koostamise ja esitamise protsess olema järgnev:

•    Raamatupidaja või keegi teine juhatuse liikme poolt volitatud isik sisestab raamatupidamise aruande andmed elektrooniliselt. Kui aruandes vigu ei ole, saab aruande kinnitada.

•    Kui audiitorkontroll on kohustuslik, saab audiitor seejärel raamatupidamise aastaaruandele lisada oma aruande ja selle digitaalselt allkirjastada.

•    Seejärel saab lisada Äriregistri nõutavad lisadokumendid (kasumi jaotamise ettepanek, müügitulu info tegevusalade lõikes jne) ning aruande registrile ära esitada.

Kuna tegu on uue ja kasutajatele tundmatu IT-süsteemiga, siis alguses tõenäoliselt nii lihtsalt aruande esitamine ei lähe. Öeldakse, et kurat peitub detailides. Uue süsteemiga harjumine võtab aega ja esimesel aastal võib tekkida mõnevõrra segadust ehk tuleb selgeks õppida mida, millal ja millises järjekorras tuleb teha. Võimalik, et uus tarkvaralahendus muudab mõnevõrra seda, kuidas ollakse harjutud aruandeid koostama ja esitama.

Kaugemas perspektiivis peaks uuest elektroonilisest majandusaasta aruandest tõusma kasu nii aruannete esitajatele kui ka aruannete kasutajatele:

1)    Esitades majandusaasta aruande elektrooniliselt, kantakse tulevikus nendel, kelle majandusaasta kattub kalendriaastaga, aruande näitajad üle Statistikaameti EKOMAR aruandele. See tähendab, et suur hulk EKOMAR-i nõutavast infost on juba eeltäidetud ja Statistikaametile esitatavat aruannet tuleb täiendada vaid selle infoga, mida majandusaasta aruandes ei olnud ja mida riikliku statistika koostamiseks on Statistikaametile vaja. Äriregistri aruande ja EKOMAR aruande andmevahetus peaks valmima kavandatud kaheaastase üleminekuperioodi jooksul.
2)    Elektroonilisse aruandlussüsteemi kavatsetakse panna peale kontrollid, et vähendada aruannetes esinevaid hooletusvigu. Näiteks võrdleb programm, kas aruanded ja lisad on aritmeetiliselt täpsed, kas põhiaruanne ja neis viidatud lisades esitatud summad on samad, kas põhiaruannete kohta on koostatud nõutavad lisad, kui nende koostamine on hea raamatupidamistava kohaselt nõutud. Kokkuvõttes peaks paranema aruannete ja nendes sisalduvate andmete kvaliteet.
3)    Elektroonne andmestik loob mitmeid lisavõimalusi. Kuna andmed esitatakse kindla süsteemi järgi, siis näiteks põhiaruanded elementide tõlke olemasolu korral saab esitada kohe tõlgituna. See tähendab, et suurt osa ettevõtte aruande andmetest on võimalik lihtsalt esitada teises keeles. Lisaks võimaldavad detailsemalt esitatavad andmed teha infosüsteemist detailsemaid päringuid ning põhjalikumaid analüüse.
4)    Äriregistri poole pealt peaks ära kaduma mitmekuuline andmete skaneerimisest ja sisestamisest tekkiv ajaline nihe aruande esitamisest ja selle avalikustamisest registris. Aruandeinfo elektrooniline esitlus võimaldab aruandeinfo teha kohe registrist kättesaadavaks. 

Loodava süsteemiga kaasnevad ka mõned puudused. Aruande sisestus ja väljundvormide standardimine tähendab, et väheneb võimalus loominguliselt läheneda aruande koostamisele. Näiteks aruande koostaja ei ole enam niivõrd vaba otsustama, kui detailselt esitada infot põhiaruannetes või koondada see info lisadesse. Samuti ei saa esitada aruandes ettevõtte tegevusvaldkonnast tulenevalt aruande kirjeid nimetusega, mis annavad täpsemalt edasi kirje sisu. Ka tegevusaruande kujunduslik pool mõnevõrra kannatab, kuna eelistatud on teksti kujul andmete esitamine.

Eeltoodud elektroonne majandusaasta aruande esitamine ei ole kohe kohustuslik kõigile aruande esitajatele. 2010 aastast rakendub süsteem äriühingutele, sihtasutustele ja mittetulundusühingutele, kes koostavad aruande lähtuvalt Eesti heast raamatupidamistavast. Äriühingud, kes lähtuvad aruande koostamisel rahvusvahelistest finantsaruandluse standarditest või kes koostavad konsolideeritud aruande, peavad hakkama esitama elektrooniliselt majandusaasta aruande andmeid alates 2012. aastast.  Seaduses erisuse tegemise põhjuseks oli asjaolu, et esimeses etapis ei jõuta luua veel IT-süsteemi osa, mis võimaldaks esitada konsolideeritud või  rahvusvahelistest finantsaruandluse standarditele vastavat aruannet.

Täiendavad erisused võivad aruande esitamisesse tulla veel seetõttu, et kõigil ettevõtte juhatuse ja nõukogu liikmetel (peamiselt puudutab see välismaalasi) ei ole võimalik anda elektroonilist allkirja. See tähendab, et kuigi raamatupidaja esitab aruande andmed elektrooniliselt, peab lisaks esitama registrile allkirjadega pdf kujul aruande.

Praegu käib töörühmas arutelu mittetulundusühingute ja sihtasutuste aruande elementide ja vormide üle. Erinevate osapoolte (Maksuamet, Siseministeerium jne) huvi aruandes avalikustatava info sisu üle võib päädida sellega, et alustuseks tuleb täiendada  Raamatupidamise Toimkonna juhendit nr 14 “Mittetulundusühingud ja sihtasutused”, mis kehtestab täiendavad nõuded mittetulundusühingute ja sihtasutuste aruannetele ja alles järgmisest aastast muudetakse vastavaid aruandevorme Registrikeskuse infosüsteemis.

2009. aasta majandusaasta aruande auditeerimine on samuti väljakutse audiitoritele. Audiitorid peavad arvestama, et auditite ajagraafik võib sõltuda sellest, kui ladusalt kulgeb aruannete esitamine ja nende kinnitamine äriregistri uues infosüsteemis. Soovitatav on kinnitada paberil majandusaasta aruanne (kui see tehakse) ja registrikeskuse poolt genereeritud pdf aruanne samal ajal. Vastasel juhul võib jääda risk, et paberil aruanne ja registrikeskuses olev aruanne erinevad kas täiendavatest bilansipäeva järgsetest sündmustest, mis muudavad aruannet või registrikeskuse IT-süsteemist tulenevast teistsugusest raamatupidamise aastaaruande põhiaruannete või lisade esituslaadist.

Aja jooksu tõenäoliselt loobutakse paberil (Wordis) koostatavast aruandest ja lõplik majandusaasta aruanne tehakse Äriregistri infosüsteemis.

Audiitori jaoks peaks uus IT-süsteem vähendama rutiinset aruande vormistuse kontrollimist, kuna süsteem teeb paljud rutiinsed kontrollid ja võrdlused ära. Samuti peaks muutuma lihtsamaks audiitori aruande koostamine, kuna süsteem pakub sõltuvalt audiitori aruande liigist ettevõtte andmetega audiitori aruande standardpõhja.

Nii raamatupidajad kui audiitorid peavad teadma, et järgmisel aastal tuleb äriühingu juhtkonnal luua juurdepääsuõigus audiitorile  sisestusfaasis olevale majandusaasta aruandele. Sisuliselt tähendab see audiitori määratlemist Äriregistri süsteemis. See tagab, et audiitor pääseb Äriregistri infosüsteemis aruannet kinnitama ja ka koostatavat aruannet vaatama. Edaspidi uuendatakse/muudetakse loodud seost äriühingu ja audiitori vahel vaid audiitori vahetusel.
Uue IT-süsteemi kohta koostatakse kasutusjuhend, mis peaks valmima koos süsteemi avalikustamisega detsembrikuu jooksul. Pärast IT-süsteemi lõplikku valmimist kavandatakse teha raamatupidajatele, audiitoritele jne IT-süsteemi tutvustavaid koolitusi.

Soovitan vähemalt korra kuus jälgida projekti kulgu, et olla kursis uue süsteemi arengutega. Registrile elektroonilise majandusaasta aruande esitamise projekti kohta saab lugeda lisainfot http://rup.ee/est/elektrooniline-aruanne/elektrooniline-aruanne.html .

Kaido Vetevoog,

Audiitorkogu esindaja Vabariigi Valitsuse töörühmas,

Audiitorbüroo Baker Tilly Baltics partner

Avaldatud: Raamatupidamisuudised n7 2009