Kindlasti tuleb järgida järgmisi seadusi:

• „töölepingu seadus (edaspidi – TLS),
• isikuandmete kaitse seadus,
• täiskasvanute koolituse seadus,
• töötervishoiu ja tööohutuse seadus,
• ravikindlustuse seadus,
• arhiiviseadus jm.

Korrektsed dokumendid ei ole üksnes seadusega ettekirjutatud kohustus. Pigem aitavad need tööandjal ja töötajal kokku leppida omavahelised piirid, õigused ja kohustused, mis tagavad ladusa töökorralduse. Siin võiks eristada dokumente, mis puudutavad töölepingu sõlmimist, töö- ja puhkeaja ja puhkuste korraldust, tööohutust ja tervishoidu, töötasustamist jne. Samuti saame eristada üldkorralduslikke dokumente, millised laienevad kõikidele töötajatele, näiteks töökorralduse reeglid, kollektiivleping jne.

Liigse bürokraatia vältimiseks tuleks hoolikalt läbi mõelda, kes ja milliseid dokumente koostab, kes neid täidab ja kes kontrollib neis sisalduvate kokkulepete täitmist.

Töölepingu sõlmimisega kaasnevad dokumendid

TLS näeb ette, et tööleping tuleb vormistada kirjalikult (TLS § 4 lg 2) ning samuti, millised andmed tuleb töötajale kirjalikult esitada (TLS §-d 5 ja 6). Oluline on see, et kui tööandja ei ole järginud töölepingu kirjaliku vormistamise nõuet, ei too see kaasa lepingu tühisust. Järgitakse põhimõtet, et igasugune töösuhe vajab õiguskaitset, sõltumata vormist. Kuid siinkohal tuleb arvestada, et suuliselt sõlmitud lepingu alusel võib hiljem olla keerulisem tuvastada ja tõendada, milles täpselt pooled kokku leppisid.

Töölepingud registreeritakse, s.t nad saavad numbri ja neid tuleb säilitada nii lepingu kehtivuse ajal kui ka 10 aastat arvates töölepingu lõpetamisest. Enne 1. juulit 2009 sõlmitud töölepinguid tuleb säilitada 50 aastat.

Lähemalt saab töölepingu sõlmimisega kaasnevatest dokumentidest ja nende korrektsest koostamisest lugeda majanudsajakirja Raamatupidamisuudised novembrinumbrist. Ajakirja saab tellida siit.