Arvestada tuleb sellega, et peale särava idee peab projekt vastama hulgale tingimustele, mida iga rahastaja sätestab lähtuvalt oma valdkonna strateegiatest. Tihti ei kattu rahastaja huvid täielikult taotleja huvidega ja nende vahel kompromissi leidmine ei ole lihtne. Arvestada tuleks ka üha rangemaks muutuva rahastajate-poolse kontrolliga – kui taotleja rikub toetuse tingimusi, siis võidakse kogu toetus tagasi nõuda.

Eestis on välja arendatud e-taotluste keskkonnad, mis justkui tähendaks, et taotleja jaoks on läinud asi lihtsamaks, kuid mõnes osas on hoopis vastupidi – taotlemine on muutunud keerukamaks. Näiteks paljud andmed võetakse otse registritest ja need ei pruugi vastata hetkeolukorrale (nt omandivahetus, maaomandi muutus jpm).

Samuti ei võimalda paljud e-taotlusvormid lisada piisava pikkusega tekste, tabeleid, graafikuid jms, keskkond võib ülekoormuse tõttu vahel hanguda, osa infost jääda salvestamata ning ka taotleja internetiühenduse probleem võib kriitilisel hetkel osutuda saatuslikuks.

Mida teha?

• Alustuseks lugege põhjalikult läbi kõik kättesaadavad dokumendid programmi kohta (sealhulgas määrus või programmi tingimused ja kord, määruse seletuskiri, viidatud strateegiadokumendid ja õigusaktid) ja kindlasti ka korduma kippuvaid küsimusi (KKK). Arvestage sellega, et rahastajad muudavad oma toetuste kohta käivaid meetme määruseid iga vooru eel.
• Hinnake oma projekti võimalikku edu programmi hindamiskriteeriumide alusel, kas kindlasti ületate miinimumpunktide lävendi? Kui suurelt? Konkurents taotlejate vahel on sisuliselt kõigis programmides väga suur ning taotluse koostamise mahukat tööd on mõtet ette võtta vaid heade väljavaadete olemasolul. Näiteks ka väga tugevad Harjumaa projektid platseeruvad viimastele kohtadele regionaalarengu aspekte silmas pidavatel konkurssidel.
• Hinnake realistlikult omafinantseerimise võimekust ja pidage eelläbirääkimisi pangaga, kui endal ei ole piisavalt ressursse. Arvestada tuleb asjaoluga, et enamik programme maksab toetuse välja tagantjärele, pärast seda, kui taotleja on kandnud täies mahus teatud perioodi kulutused. Mõnigi projekt on positiivse rahastamisotsuse järel jäänud teostamata, sest omanikel ei õnnestunud kaasata täiendavat laenurahastamist.
• Pange kokku tugev meeskond, kel on projektis vajalikud oskused ja kogemused. Toetuse taotleja üksi ei saa olla „mees nagu orkester“, projekt on meeskonnatöö.
• Kontrollige, kas kõik vajalikud lepingud (omandiõigus, rendileping jm kokkulepped) on korrektselt sõlmitud nõutavaks perioodiks.
• Hoolitsege, et hinnapakkumised oleksid võrreldavad, et kõik pakkujad saaksid täpselt sama lähteinfo samal ajal.
• E-taotluse keskkonnas elektroonilisel taotluse täitmisel dubleerige alati taotlus oma arvutisse, et süsteemi rikke tõttu tehtud töö ei kaoks.
• Kui teil on määruse või programmi korra kohta küsimusi, siis küsige otse rahastajalt, ärge usaldage oma kõhutunnet. Ettevõtja ja rahastaja loogika võivad vahel väga erineda. Arvestage sellega, et mõned rahastajad lubavad esitada küsimusi vaid teatud ajani enne vooru sulgumist ja teile antud vastused tehakse avalikuks – seega ärge kirjeldage oma küsimustes tundlikku infot.
• Enne projekti üleandmist kontrollige, kas see sisaldab infot, mis võimaldab rahastajal hinnata taotlust iga hindamiskriteeriumi alusel.
• Kui olete saanud positiivse rahastamisotsuse ja projekt on käivitunud, märkige kalendrisse suurelt ja punasega projekti lõpukuupäev – pärast seda päeva ei ole kulud enam abikõlblikud ning tähtaja pikendust küsida ka ei saa. Kui te selle aja maha magate, jääte osast või kogunisti kogu oma toetusest ilma.
• Kõik väiksemadki muudatused eelarves, tarnijates, aruandluse ja projekti tähtaegades jms tuleb aegsasti ette ja kirjalikult rahastajaga kokku leppida.

Mida vältida?

• Ärge alustage sellest, milleks toetusi jagatakse, vaid milline on teie konkreetne eesmärk või äriplaan. Just selle järgi tuleks otsida sobivat rahastamisallikat. Kui mittetulundusorganisatsioonid saavad endale lubada tegevusi, mille teostamine ilma toetuseta on võimatu, siis ettevõtjate taotlusi, mille äriplaan põhineb vaid toetusel, tavaliselt ei finantseerita, sest nende jätkusuutlikkus on kaheldav.
• Ärge skeemitage – rahastusasutused kontrollivad kõiki esitatud fakte, numbreid ja nimesid väga põhjalikult, osa infost kontrollitakse automaatselt registrite alusel, seega peab iga väide olema põhjendatud. Esitatud info peab tuginema teile kättesaadavale turu, sektori või muule analüüsile ja olema usaldusväärne.
• Kuigi taotluse koostamise lõpusirgel on alati väga kiire, ärge jätke e-keskkonna kaudu esitamist vooru viimastele tundidele, sest süsteem võib ülekoormusest hanguda ning tähtajaks esitamata taotlusi üldjuhul menetlusse ei võeta.
• Ärge üritage võtta ühendust hindajatega/otsustajatega individuaalselt ja neid kuidagi mõjutada, paljudes programmides viib see automaatselt taotleja diskvalifitseerimisele.
• Ärge jätke õigeaegselt vastamata järelepärimistele (isegi kõige tühisematele), see on samuti põhimõtteline alus taotluse rahuldamata jätmiseks.

Kui otsustate minna kindlamat teed oma projekti jaoks rahastamise tagamiseks, siis otsige konsultante kindlatest allikatest. Mõned Eesti rahastajad jagavad ka konsultantide kontakte või pöörduge otse Eesti Konsultantide Assotsiatsiooni (www.eka.ee) poole, mis ühendab spetsialiste üle Eesti.

Konsultandi valikul ei peaks lähtuma peamiselt hinnast, sest kulu on õigustatud vaid juhul, kui taotlus on tulemuslik.

Autorid: Marina Kaas ja Karmel Jõesoo, ManNet Partners Baltics