Õigusaktidega on määratud säilitamise tähtajad ainult teatud kindlatele dokumentidele. Näiteks töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 13 lõige 1 punkt 3 näeb ette, et riskianalüüsi tulemused tuleb vormistada kirjalikult ja säilitada 55 aastat. Sama säilitamise tähtaeg kehtib ka töökeskkonna ohutegurite mõõtmistulemustele kuna need on osaks riskianalüüsist.
Veel on sätestatud tervisekontrolli otsuste säilitamise tähtaeg, mis on 10 aastat pärast töötajaga töösuhte lõpetamist (sotsiaalministri 24.04.2003 määrus nr 74 „Töötajate tervisekontrolli kord“ § 7 lõige 2). Lisaks tuleb näiteks töötajate kohta, kes puutuvad töös kokku asbesti, kantserogeeni või mutageeniga pidada nimekirja ning seda nimekirja tuleb säilitada 40 aastat töötaja viimasest kokkupuutest arvestades. Soovitav on säilitada ka nimekirjas olevate töötajate tervisekontrolli otsuseid sama kaua.
Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat. Täpsemalt ei ole määratletud, milliseid andmeid tuleb säilitada, kuid mõistlik oleks säilitada kogu uurimistoimik, sest nimetatud materjale võib vaja minna, kui tööõnnetuses kannata saanud töötajal tekib kunagisest vigastusest terviseprobleem.
Suure osa dokumentidest moodustavad erinevad ohutusjuhendid tehtava töö ja kasutatava töövahendi kohta ning juhendamiste registreerimise kohta käivad dokumendid. Nende dokumentide säilitamise tähtaega ei ole seadusandja määranud, see on iga tööandja enda määrata.
Kehtiv ohutusjuhend on kasutatav kuni seadme (töövahendi) kasutuse lõpuni või tehtava töö lõppemiseni või ümberkorraldamiseni (juhendi muutmiseni) ning peale seda tuleb otsustada kas ja kui kaua juhendeid säilitada. Töötajate juhendamiste ja väljaõppe kohta käivaid andmeid tuleb säilitada kindlasti kuni töösuhte lõppemiseni.
Kui pikalt säilitada dokumente aga peale töösuhte lõppemist või töövahendi kasutuselt kõrvaldamist? Dokumentide säilitamise tähtaja määramisel tuleks arvesse võtta, mis juhul neid dokumente võib hiljem vaja minna. Kindlasti on dokumendid vajalikud kutsehaigestumise uurimisel, sest riskianalüüsist selguvad küll ettevõttes esinenud ohutegurid ja nendele antud hinnangud, kuid ei pruugi selguda, milliseid meetmeid tööandja nägi ette ohutegurite mõju vähendamiseks. Samast põhjendusest võiks lähtuda ka isikukaitsevahendite arvestuse dokumentide säilitamise tähtaja määramisel.
Näiteks kui töötajal on diagnoositud kuulmislangus ning kutsehaigestumise uurimise käigus nähtub riskianalüüsist, et töötaja kunagises töökeskkonnas oli müra üle normi, on tööandjal vaja tõendada, et ta andis müra mõju vähendamiseks töötajale kõrvaklapid ning juhendas töötajat kuidas kõrvaklappe kasutada. Kui isikukaitsevahendite väljastamise dokumente ja juhendamise andmeid säilinud ei ole, on tööandjal ülimalt keeruline selgitada, et ta tegeles müra mõju vähendamisega.
