Reaalajamajandus (real-time economy, RTE) ja raamatupidamine on Eestis viimastel aastatel tihedalt seotud tehnoloogiliste uuendustega, mis võimaldavad ettevõtetel ja avalikul sektoril tehingute andmevahetust automatiseerida ja andmeid reaalajas töödelda.
Reaalajamajandus viitab süsteemidele, kus majandustehingud ja andmed liiguvad digitaalselt ja reaalajas, muutes seeläbi ka raamatupidamisprotsessid kiiremaks, täpsemaks ja läbipaistvamaks.
E-arvete kasutuselevõtt on osa reaalajamajandusest
Peamine raamatupidajaid otseselt puudutav reaalajamajanduse osa on e-arvete kasutuselevõtt, mis võimaldab ettevõtetel ja raamatupidajatel hallata arveid täielikult digitaalsel kujul. Näiteks on avalikus sektoris e-arvetega töötamine juba tavaline praktika, mis vähendab oluliselt bürokraatiat ja kulusid e-kinnitusringi võimaluste kasutamise kaudu.
Suuremates riigiasutustes ja kohalikes omavalitsuses on tänapäeval mõeldamatu ostuarveid kinnitada paberil, mis oli veel 10 aastat tagasi tavapärane praktika (ka PDF-arved trükiti paberile). E-arvete kasutuselevõtt on avalikus sektoris toonud aastas hinnanguliselt 2,5 miljoni euro suuruse kokkuhoiu. Raamatupidajate jaoks tähendab see võimalust hallata suuremat hulka tehinguid väiksema ajakuluga, mis omakorda võimaldab raamatupidamisettevõtetel pakkuda oma klientidele kvaliteetsemat ja kiiremat teenust.
Rahvusvahelised standardid
Raamatupidamisvaldkonnas on tähtis roll ka rahvusvahelistel standarditel, nagu XBRL GL (eXtensible Business Reporting Language Global Ledger), mis ühtlustab majandustehingute kajastamise ja aruandluse. Raamatupidamiskirjendi standard lihtsustab masinloetavate andmete vahetamist riiklike asutuste ja ettevõtete vahel ning loob eelduse täisautomaatseks aruandluseks.
Eestis juurutatakse seda standardit projektiga „Aruandlus 3.0“, mille eesmärk on muuta andmepõhine aruandlus riigis normiks. Andmepõhise aruandluse üks eeldusi on asutuste ülene klassifikaatorite haldussüsteem, millega tegeleb praegu majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi egiidi all ühtse taksonoomia töörühm. Sellesse kuulub 22 riigiasutust, millel on kohustus aruandlusandmeid koguda. Vaata täpsemalt SIIT.
Eesmärk on lihtsustada aruandlusvormi täitmist
Varasemates analüüsides on loetletud üle 400 erineva aruande, millel on kokku üle 60 000 eraldi andmevälja, millest omakorda on suur hulk korduvaid, samasisulisi andmevälju. Eesmärk on tulevikus asendada traditsiooniline aruandlusvormide täitmine (või failide üleslaadimine) raamatupidamiskirjenditest koondatud andmete edastamisega konkreetsele asutusele, mis aruande ise kokku paneb.
Suuremat efekti saavutaks sellisel juhul enim esitatud aruannete puhul (näiteks käibedeklaratsioon, tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon, majandusaasta aruanne, statistikaaruanded). Praegu saab XBRL GL-i kujul edastada palga- ja tööjõukulude andmeid statistikaametile, tulemas on majandusaasta aruannete ja eelmainitud deklaratsioonide andmepõhise esitamise võimalus.
Raamatupidajate roll reaalajamajanduses
Raamatupidamine muutub üha automaatsemaks ja vähem käsitsi tehtavaks, kuna tehnoloogilised lahendused nagu raamatupidamistarkvara ja otseühendused pankadega võimaldavad sujuvamat tehingute töötlemist. Näiteks kõik suuremad pangad Eestis pakuvad otseühendust raamatupidamistarkvaradega, mis vähendab vajadust käsitsi andmete sisestamise järele ja suurendab arvestuse tõhusust. See tähendab, et tehingud, maksed ja pangaväljavõtted jõuavad automaatselt raamatupidamisprogrammi, kus neid saab kohe töödelda.
Tulevikku vaadates on raamatupidajate roll reaalajamajanduses üha enam keskendunud automatiseeritud süsteemide haldamisele ja nende kvaliteedi tagamisele. Nad peavad aitama kaasa standardite ja protsesside loomisele, mis tagavad turvalise ja usaldusväärse andmevahetuse. See hõlmab koostööd tarkvaraarendajatega, tagamaks, et lahendused vastavad ettevõtete vajadustele ja toetavad kasvavat automatiseerimist.
E-kviitungite kasutuselevõtt
Reaalajamajanduses on oluline roll ka e-kviitungite kasutuselevõtul. Erinevalt e-arvetest on see valdkond paraku üsna killustunud, sest paljud suuremad jaemüügiettevõtted on loonud oma lahendused, millel puudub võimalus e-kviitungeid otse raamatupidamissüsteemidesse edastada. Seetõttu on turul hulk rakendusi või teenuseid, mis aitavad digitaliseerida või vahendada kassatšekkide andmeid.
Põhimõtteliselt võib e-kviitungit käsitleda kui juba tasutud e-arvet, mistõttu Eesti Raamatupidajate Kogu on juba aastaid tagasi soovitanud rakendada e-kviitungite puhul e-arve standardit. Paraku on Euroopa Liidu tasandil jäänud e-kviitungi standardi loomine eraldiseisvaks suunaks.
Kiiremad ja täpsemad tehnilised lahendused
Kokkuvõetult seob reaalajamajandus omavahel tehniliste võimaluste arengu ja raamatupidamise, tuues turule kiiremad ja täpsemad lahendused, mis parandavad andmete vahetamise ja töötlemise kvaliteeti ning võimaldavad nii ettevõtetel kui ka avalikul sektoril tõhusamalt tegutseda.
Reaalajamajanduse eeliste jõudmine kõigi Eesti majandusruumis tegutsevate üksusteni võtab siiski veel üsna kaua aega, sõltudes nii majandusinfosüsteemide arengust kui ka digilahenduste jõudmisest iga väiksemagi ettevõtteni.
