Monika Seimar, Omniva turundusjuht, selgitab e-arvete olulisust.
Kas ka Sina töötad täna kodukontoris nagu enamik inimesi?
Täna on enamik ettevõtted teinud palju ennetavaid ja radikaalseid otsuseid oma töötajate tervise huvides. Paljud vastutustundlikud tööandjad on praeguses olukorras, hoolides oma inimestest, analüüsinud töötajate töötamise võimaluste üle ja lubanud neile, kel kaugtöö võimalik, töötamise kodukontoris. Kõik see on vältimaks tänases Eesti Vabariigi väljakuulutatud eriolukorras nakatumist erinevatesse viirustesse, säästes nii oma kolleege kui näidates üles vastutustundlikkust nii oma ettevõtte töötajate kui ka kogu Eesti rahva osas.
Kaugtöö ehk kodukontor eeldab aga teatavaid võimalusi. Jah, esimesena peame tunnistama, et kaugtööd on võimalik teha töökohtadel, kelle igapäevatöö ei eelda vahetut klientidega suhtlemist. Näiteks klienditeenindajaid, kullereid, kirjakandjaid ega ka pakivedajaid ei saa me ka kõige parema tahtmise juures suunata kaugtööle. Nende töö iseloom ei võimalda seda, seega püüame neile tagada võimalikult turvalise töökeskkonna. Kaugtööks on esmalt oluline töö iseloom, aga lisaks on vaja kodukontoris töötajal omada sülearvutit, korralikku wi-fi ühendust, juurdepääsu ettevõtte serveritesse kaugkasutajana jpm. Küll aga ei lahenda see ära veel palju muid muresid ja takistusi, mis võivad tekkida kodukontoris.
Peatume teemal, kuidas e-arvete kasutamine ettevõttes muudab kaugtöö oluliselt lihtsamaks. Kui paberarveid liigub täna üsna vähe, siis PDF-arve saamine on üsna tavapärane.
Miks peatume e-arvetel?
Praeguses olukorras, kus palju tehakse kaugtööd, ei õigusta PDF- ja paberarved end ära. Võime siinkohal alustada ka kõige tavalisemast – paberarved liiguvad aeglaselt ja nõuavad väga palju ressurssi. PDF-arved ei erine paberarvetest aga väga palju, kuna PDF-arve on raamatupidaja jaoks nagu pilt, mille info tuleb manuaalselt programmi sisestada. Meie praktika näitab, et on endiselt palju ettevõtteid, kes näiteks PDF-arveid nende kinnitamiseks ja vahel ka arhiveerimiseks välja prindivad. Mitmete ja mitmete inimeste vahel füüsiliselt liikuvad arved ei ole tänases olukorras mõistlik valik. Seda enam, et füüsiliselt arhiivist arvete leidmiseks peaksid raamatupidajad viibima kontoris.
Mille poolest erinevad e-arved PDF-arvetest?
- E-arved liiguvad ilma e-kirja saatmata raamatupidamistarkvarade vahel
- E-arve formaat võimaldab arvel olev info edastada mõne sekundiga partneri süsteemi, erinevalt PDF-arvest, mille infot peab raamatupidaja manuaalselt sisestama.
- Saad vältida otsekontakti ja kinnita e-arveid igal ajal ja igal pool (pole vaja kinnitusi paberarvetele)
- Sul on kulude/tulude ülevaade igal ajahetkel
- E-arved on turvalised, nende sisestamisel esineb vähem vigu
- E-arved laekuvad kiiremini, likviidsusmured lahenevad
- Digiarhiiv võimaldab mõne klikiga leida partneri arveid ilma kodust lahkumata
Kokkuvõtvalt võiks öelda, et e-arved muudavad kaugtöö oluliselt mugavamaks ja murevabamaks. Aga kellele? Finantsjuhile, raamatupidajale, aga ka müügijuhile, turundusjuhile, haldusjuhile või mis iganes allüksuse juhile. Kogu protsess on nüüd hoopis kiirem, sujuvam ja mis peamine, hallatav distantsilt ehk kodukontoris.
Ettevõtja, Sa oled ju innovaatiline? Võta ühendust meie arvekeskusega ja otsusta ise, kas e-arvetele üleminek võiks olla Sinu äri edendamisel samm edasi.
Paljude ettevõtete puhul saab e-arveid saatma hakata ja vastu võtma juba paari päevaga. Uuri lisa: omniva.ee/earvekeskus.
