Strateegilisi plaane koostatakse selleks, et fikseerida organisatsiooni juhtkonna ja omanike soovid ja arusaamad, millega ja kuidas organisatsioon tegeleb ning defineerida sihid, milleni soovitakse teatud aja pärast jõuda. Seepärast on eesmärkide sõnastamine väga oluline.

Eesmärkide sõnastamisel tasub meeles pidada, et need oleksid:

•  konkreetset tulemust väljendavad,
•  mõõdetavad,
•  kindlas ajalises raamistikus,
•  töötajate poolt aktsepteeritud,
•  realistlikud.

Eelarve seos strateegilise planeerimisega on seotud eesmärkide realistlikkuse aspektiga.

Jooksva aasta eelarve kui strateegilise planeerimise alus

Organisatsiooni eelarve on strateegilise planeerimise protsessis ühtaegu nii sisendiks kui ka väljundiks. Käesoleva aasta eelarve ja selle täitmise analüüs on juhtkonnale peamine infoallikas selle kohta, kus on olnud suurimad kulud ja millistest tegevustest on tekkinud olulisimad tulud.

Need on aspektid, mille kohta on organisatsiooni raamatupidajal kõige parem ülevaade ning millele peab juhtkond enne uue aasta sihtide seadmist põhjalikult otsa vaatama. See on vajalik, et välja selgitada, kas on valdkondi, kus oleks võimalik saavutada kokkuhoidu või kuhu oleks vaja paigutada senisest enam ressursse, et saavutada optimaalne tulemus.

Koostatava eelarve roll strateegilises planeerimises

Kui majanduslikku keskkonda puudutav detailne info on selge, saab juhtkond seada järgmiseks aastaks eesmärke ja teha strateegilisi otsuseid. Arvestades, et juhtkonnal peab olema nii-öelda suur pilt ja visioon organisatsiooni tuleviku kohta, ei saa eeldada, et nad suudaksid ise kõiki olulisi aspekte arvestada. Seetõttu ongi oluline, et strateegilise planeerimise protsessi kaasatakse juhtkonda mittekuuluvaid töötajaid, eriti raamatupidajaid. Seda põhjusel, et visioon ilma tegevuskavata on hallutsinatsioon.

Strateegiliste eesmärkide saavutamiseks on vaja realistlikku tegevusplaani, kuid tegevusplaan, millel ei ole rahalist katet, on lihtsalt tegevuste kogum, mis ei loo organisatsiooni igapäevasesse tegevusse lisaväärtust. Seetõttu on sellise dokumendi koostamine aja ja raha raiskamine.

Oluline on, et juba eesmärkide seadmisel mõeldaks, milliseid tegevusi on eesmärkides sõnastatud tulemuste saavutamiseks vaja lisada või muuta ning milline on sellega kaasnev kulu-tulu. Ja mis peamine – kust leida kuludeks vajalikke ressursse. Selle tarbeks on organisatsiooni raamatupidajatel juhtkonnale anda palju väärtuslikku infot.

Miks kaasata juhtkonnaväliseid töötajaid?

Lisaks sellele, et pakkuda juhtkonnale konkreetsete aspektide kohta detailset infot, on juhtkonnaväliste töötajate kaasamisel eesmärkide seadmisse ja eelarve väljatöötamisse veel üks oluline põhjus. Selleks on artikli alguses märgitud hea eesmärgi üks tunnus – see, et eesmärgid on töötajate poolt aktsepteeritud.

Mitmed juhtimisteoreetikud on jõudnud järelduseni, et eesmärgid ja tegevuskavad, sh eelarveplaanid, mille väljatöötamisse on kaasatud võimalikult lai töötajaskond, võtavad alluvad paremini vastu ning töötajad pühenduvad seetõttu ka eesmärkide saavutamisele. Sel viisil on juhtkonnalt tulevad suunised paremini mõistetavad, sest töötajad mõistavad, miks eesmärgid ja tegevused just selliselt sõnatatud said.

Nii saavad töötajad ka rohkem infot organisatsiooni nende valdkondade kohta, millega nad ise oma tööd tehes iga päev kokku ei puutu. Seeläbi paraneb organisatsiooni kui terviku tajumine, organisatsiooni terviklik toimimine ja suureneb tõenäosus, et seatud eesmärke täidetakse ning planeeritud tegevusi viiakse ellu kehtestatud eelarve piires.

Millega saab raamatupidaja eelarve koostamisesse panustada?

Selleks et teadvustada paremini raamatupidaja rolli organisatsiooni strateegilises planeerimises, sh eelarve koostamises, toon välja põhilised tegevused, millega saab raamatupidaja juhtkonda toetada:

•   koostada jooksva aasta eelarve analüüs, näidates ära peamised kulukohad ja tulu toovad valdkonnad/tegevusalad,
•   aidata eesmärkide seadmisel silmas pidada, et plaanitavatel tegevustel oleks rahaline kate,
•   uue eelarve koostamisel pakkuda võimalusi, milliste kulude puhul oleks võimalik ja mõistlik ressursse ümber jaotada,
•   anda juhtkonnale vahetut tagasisidet, kui eelarve täitmine erineb mingis valdkonnas märgatavalt prognoositust.