Kuidas täita oma igapäevaseid ülesandeid nii, et kogu selles suures tööde virrvarris ennast ära ei kaotaks?Juhil on ettevõttes suur vastutus ja talle seatud kaalukad ootused. Ta peab üheaegselt olema nii osav inimeste tundja, hea ärivaistuga ja ka igapäevajuhtimises efektiivselt kiireid muresid lahendama. Kõige selle juures ka veel suurt pilti nägema. Paljude algajate juhtide jaoks võib see olla suur väljakutse, kuna tuleb ennast jagada nii paljude erinevate osapoolte vahel. See kõik saab aga võimalik olla vaid siis, kui juht võtab aega ka enda arendamisele ja enese tegevuse analüüsimisele. Juht on hea juht teiste jaoks siis, kui ta endaga hästi läbi saab ja iseennast juhtida oskab. Kuidas seda edukalt teha?
Tee selgeks, mis sind arendab
Juhiks kasvatakse pika aja jooksul, mitte üleöö. Olenevalt perioodist keskendutakse eelkõige teistele ja siis võib kõigi asjatoimetuste kõrvalt jääda tähelepanuta enda igapäevase arenguga tegelemine. Ennast aga ära unustada ei tohiks. Tuleb mõelda, mis mind kui juhti tegelikult arendab ja milles soovin paremaks saada. See ei pruugi alati olla üldsegi seotud igapäevaste tööasjadega. Näiteks ise personalivaldkonnas tegutsedes olen end arendanud selles, kuidas kujuneb kliendi teekond ja kuidas luuakse ettevõtte äri poolel kliendisuhteid. Meie enda töötajad on ju samamoodi kliendid, keda me teenindame. Sellised lisateadmised annavad mulle mu töös väga palju juurde.
Samuti on tänapäeval palju võimalusi ka iseseisvalt õppimiseks ja netis surfates saab omandada palju kasulikku materjali, mille abil endale soovitud teema selgeks teha. Podcast'ide keskkonnad, YouTube jms loovad silla väga paljude põnevate loengute, intervjuude või videolugudeni.
Aga kui tundub, et aega selleks üldse päevas ei ole ja peab end pühendama teiste vajadustele?
Mõtle läbi igapäevased toimingud ehk õpi planeerimiskunsti
Sellisel juhul tasuks kriitilise pilguga läbi mõelda oma igapäevane töörütm. Millal on aeg, kui oled kättesaadav oma inimestele ja kas päevas on ka aega, kus saad segamatult tegeleda süvenemist vajavate teemadega? Selleks, et oma inimeste jaoks olemas olla, ei pea olema saadaval kaheksa tundi tööpäevast. Kokkulepete abil saab paika panna aja, millal pühendud tiimi jooksvatele küsimustele ning oled nende jaoks (nii füüsiliselt kohal olles või online'is kättesaadav). Nii oskavad kõik arvestada ja oma tegevusi paremini planeerida ja juhina jääb võimalus tähelepanu jagada ka muudele olukordadele. Pikemat keskendumist nõudvate ülesannete täitmiseks tasub võimalusel võttagi näiteks nädalast mõni päev või pool päeva, et pühenduda ennast vaid soovitud teemadele, valides selleks ka sobiv keskkond.
Efektiivsemat ajaplaneerimist aitab korraldada nn päevapildistamine, mida ise oma töös teatud aja tagant kasutan. Selleks pane umbes nädala kuni pooleteise jooksul 15-minutilise täpsusega kirja oma kõik tööpäeva jooksul tehtud tegevused, nii rohkem kui ka vähem töised, sh vestlused kohvinurgas ja telefonikõned. Selline dokumenteerimine annab hea ülevaate, millele kulub rohkem aega ja kuidas tegevused päeva jooksul jaotuvad ning selle abil oskad oma nädalat paremini planeerida ja eneseanalüüsi teha - kas aeg kulub optimaalselt või on vaja mingeid tegevusi vähendada või rohkem teha.
Teadlik eneseanalüüs aitab näha suuremat pilti
Lisaks ajakasutuse jälgimisele võiks juhid pühendada rohkem aega ka teadlikult enda käitumise ja tegevuste hindamisele ehk - mina kui juht - analüüsile. Usun, et sellist eneseanalüüsi pole kunagi liiga palju ja pigem pööratakse sellele vähem tähelepanu. Selleks on mitmeid võimalusi: klassikalised tagasiside/rahulolu-uuringud, mis annavad võimaluse teatud intervalli tagant end teiste tagasiside põhjal kõrvaltvaataja pilguga näha. Aga ka igapäevased jooksvad situatsioonianalüüsid.
Suurim viga, mida selliste enesega tõtt vaatamiste puhul teha, on see, et keskendutakse teiste nõrkustele või analüüsitakse, mida teised on valesti teinud. Kui me ei saa muuta teiste käitumist, saame muuta enda oma teiste suhtes. Seega on olulisem analüüsida, mida oleks mina saanud teha teistmoodi. Selline jooksev analüüs ei ole tegelikult palju aeganõudev ja peaks juhiga igapäevaselt kaasas käima. Piisab kasvõi kümnest minutist, et enda jaoks eelnev situatsioon või probleem mõtteis läbi käia ja aru saada, mida oleks saanud teha teisiti või mida see olukord sinu jaoks tähendas. Kirjuta mõtted paberile, mõtle situatsioon enda jaoks peas läbi või leia mõni muu tehnika, kuidas see enda jaoks teadlikult selgeks teha.
Leia keegi, kellega köögilauajutte pidada
Juhid on sageli küllaltki üksi ja alati ei piisa ka sellest, kui kõik enda peas läbi mõelda. Tihti tekib vajadus küsida kõrvaltvaataja arvamust, peegeldada oma mõtteid või lihtsalt teema ka enda jaoks teise inimese küsimuste läbi selgeks mõelda. See on täiesti loomulik ja seda ei tohiks peljata. Me keegi ei tea kõiki vastuseid. Seetõttu võiks endale leida ühe või paar kindlat inimest, kellega vajadusel seinast seina teemasid arutada ja nõu küsida. Ta ei pea olema ilmtingimata professionaalne coach või samast ettevõttest kolleeg, kes organisatsiooni hästi tunneb. See võib olla ka mõni tuttav, sõber, pereliige. Kuid kindlasti tuleb kohe alguses kokku leppida, et arutatud teemad on konfidentsiaalsed ja üksteist saab usaldada ning ka enda jaoks läbi mõelda, kui detailselt olukordi kirjeldada võib. Tasub ka kokku leppida mängureeglid - kas kohtutakse regulaarselt või vaid vajaduspõhiselt. Näiteks isiklikust kogemusest tean, et mul on olemas inimesed, kellele helistada või kohtuda ja oma mõtteid peegeldada. Me ei näe ega suhtle igapäevaselt, aga mul on kindlustunne, et saan neile toetuda ja nõu küsida, kui minul juhi olukorras selleks vajadus tekib.
Seega, juht ei ole vaid juht teistele. Ta peab ka oskama ennast teadlikult arendada ja juhtida, et olla teiste jaoks parem suunanäitaja ja toetaja. Seda saab aga teha vaid siis, kui ta ka pühendab aega enda arengule ja tegevuste analüüsile. See on oluline osa paremaks juhiks kasvamisel ja peaks olema iga juhi prioriteet.
Allikas: Elisa
