Seaduse koostamisele eelnes senise seaduse kitsaskohtade ja digitaalajastu vajaduste kaardistamine.
Seadus on Rahvusarhiivi keskne ja küllap see oli ka taotluslik. Kõik see, mis seaduse seisukohalt hädavajalik ei ole, on välja jäänud. Ja seegi oli taotluslik. Nii ei leia me enam pikka rida erialaterminite definitsioone ega ka detailset Rahvusarhiivi sisemise ülesehituse kirjeldust. Samuti sekkub seadus vähem ühiskonna toimimisse ja normib tagasihoidlikumalt ka avaliku sektori dokumendihaldust. Nii nagu varemgi täiendab ja täpsustab seadust arhiivieeskiri, tänaseks on valminud ka tõlge inglise keelde. Järgnevalt on peatutud vaid mõnel aspektil, mis võiksid teistest enam huvi pakkuda ka dokumendihaldurite laiemale ringile.
Keda seadus kõnetab?
Kuna tegemist on seadusega, siis kõiki neid, kes reguleeritava valdkonnaga kokku puutuvad. Lähemal vaatlemisel selgub siiski (§ 6), et regulatsioonid on suunatud peaasjalikult avalikule sektorile (põhiseaduslikud institutsioonid, keskvalitsus ja kohalik omavalitsus). Seadus laieneb ka neile, kes küll pole osaks avalikust sektorist, kuid täidavad avalikke ülesandeid, näiteks ravivad haigekassa tellimusel inimesi või ehitavad valla tellimusel lasteaeda või kergliiklusteed. Sellistel isikutel tuleb seadust järgida dokumentide osas, mis luuakse või saadakse avalikke ülesandeid täites. Seadus lubab Vabariigi Valitsusel täpsustada arhiiviseaduse nõudeid nende isikute dokumendihaldusele, keda seadus puudutab. Valitsus on seda ka teinud, sidudes asjaajamiskorra ühtsed alused arhiiviseadusega. Seegi on uus olukord.
Dokument ja arhivaal
Varasemas seaduses olid need mõisted küll erinevalt defineeritud, kuid sisult kattuvad. Lisaks oli arhivaalil veel mitu erinevat tähendust. Nüüd on dokument (muidugi arhiiviseaduse mõistes) mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks (§ 2 lg 1). Selline määratlus hõlmab ka andmekogusid ja infosüsteeme. Arusaadav ja universaalselt kasutatav. Arhivaal on lihtsalt dokument, millele avalik arhiiv (Rahvusarhiiv) on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse (§ 2 lg 2). Arhivaal on ka selline dokument, mis on hinnatud arhiiviväärtuslikuks, kuid pole asutuse või isiku poolt Rahvusarhiivile veel üle antud. Kõik need, kes vanast harjumusest tahaks „kimpu köidetud“ dokumente kuidagi nimetada, saavad naasta mõistete toimik (dokumendihaldus) või säilik või mapp (arhiivihaldus) juurde.
Dokumentide hindamine
Seaduse lähenemine dokumentide hindamisele on uuenduslik. Kõigepealt sõelub Rahvusarhiiv rohkem kui 2800st avaliku sektori asutusest ja isikust välja need, kelle tegevus väärib arhiivi arvates detailsemat jälge ajaloos, ehk kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. See hindamisotsus on tänaseks tehtud ja avaldatud Rahvusarhiivi veebilehel. Kui asutuse või isiku tegevuse käigus ei teki arhivaale, siis Rahvusarhiiv nende dokumente ei kogu ja asutusel on oma dokumendihalduse korraldamisel, sealhulgas ka mittevajalike dokumentide hävitamisel üsnagi vabad käed. Asutused ja isikud, kelle dokumentidele Rahvusarhiiv annab arhiiviväärtuse, peavad need üle andma Rahvusarhiivi. Ka võivad need asutused oodata Rahvusarhiivi poolt valvsat silma ja lahkeid soovitusi (§ 6 lg 3-5).
Asutusest Rahvusarhiivi
Digiajastu survel on seaduses lühendatud arhiiviväärtusega dokumentide Rahvusarhiivi üleandmise tähtaega. Arhivaalid antakse nüüd üle arhiivi esimesel võimalusel, kuid hiljemalt kümne aasta jooksul (§ 8 lg 1). Eeldatud on, et asutus ei anna üle dokumente enne kui on möödunud igapäevane vajadus nende kasutamisks. Asutuste vajadused on erinevad ja seetõttu lubab seadus kokkuleppel Rahvusarhiiviga üleandmise tähtaega pikendada.
Juurdepääs arhiiviteabele
Arhiiviseadus ei sea piiranguid juurdepääsule Rahvusarhiivis, kuid kehtivad kõik need juurdepääsupiirangud, mis on kehtestatud mõne teise õigusaktiga. Erandiks on kasutamise piiramine andmekandja halva füüsilise seisundi tõttu (§ 10 lg 3), kuid tänu üha laienevale digiteerimisele on ka sellistel juhtudel enamasti võimalik tutvuda arhivaalis sisalduva teabega. Arhiivis kohapeal arhivaaliga tutvumise eest Rahvusarhiiv tasu ei võta, kuid on rida lisateenuseid, mille kasutamise eest tuleb tasu maksta. Tasuliste teenuste nimekirja kinnitab vastavalt arhiiviseadusele haridus- ja teadusminister.
Kuigi seadus on juba üle aasta vana, on seda igapäevaselt rakendatud alles mõni kuu ning on veel vara otsida märke sellest, kuidas dokumendihalduse- ja arhiivirahva elu on muutunud. Hea soovi korral neid siiski leiaks.
Artikkel on ilmunud Dokumendihaldurite Ühingu aprillikuu uudiskirjas.
Toivo Jullinen,
riigiarhivaari asetäija,
direktor,
Riigiarhiiv
