Kaugtöö puhul tööandja ja töötaja lepivad kokku, et töötaja teeb tööd, mida tavapäraselt tehakse tööandja ettevõttes, väljaspool töö tegemise kohta, sealhulgas töötaja elukohas (töölepingu seaduse § 6).
Töötaja kaugtööle suunamisel on tööandjal valida, kas ta transpordib vajalikud töövahendid (nt laud, tool, kuvar) töötajale koju või soetab töötajale uued vahendid. Kui töökoha sisseseadmisel vara ei lähe töötaja omandisse (vara on tööandjal arvel vallasvarana), siis vara üleandmist ei maksustata. Kui kokkuleppel tööandjaga töötaja ostab vajalikud töövahendid ise, siis tööandja saab maksuvabalt hüvitada ainult need kulud (kuludokumendi alusel), mis on seotud tööga, s.t kasutatakse töö tegemise eesmärkidel. Kui otsustatakse töösuhte lõpetamisel/kontorisse tagasi kolimisel, et vara jääb töötajale, siis tuleb leida vara turuhind ning maksustada vara hind erisoodustusena. Kui töötaja hüvitab töötajale vara maksumuse, siis maksukohustust ei teki.
Äriühingul on kontor juhatuse liikme/töötaja kodus (edaspidi töötaja).
Kodukontoriga seotud kulud peavad olema ettevõtlusega seotud, s.t vajalikud töö tegemiseks ning dokumentaalselt tõestatud. Kui korterist või majast, varast on kasutusel osa isiklikuks otstarbeks ja osa ettevõtluseks, siis tuleb leida proportsioon.
Proportsiooni aluseks võetakse:
- tegelik kasutus;
- pindala suhe – ettevõtluses kasutatav ja isiklikuks tarbes olev osa;
- ajaline määratlus (kui pindala suhet ei saa rakendada) – kui suures ulatuses toimub ettevõtlusega tegelemine ja kuivõrd isiklik;
- kui proportsiooni määramine on keeruline, siis 50% on ettevõtluseks ja 50% on isiklik kasutus.
Soovitatav on fikseerida vastavad proportsioonid kirjalikus kokkuleppes. Töötajale tehtavate väljamaksete aluseks on perioodilised kuludokumendid, kuhu on soovitatav märkida kulude hüvitatavad proportsioonid ja summad.
Kui töötaja kasutab isiklikke sisseseadeid (mööbel, tehnika), siis maksukohustust ei teki. Kui soetatakse kontorisse töövahendeid, siis on maksuvabad ainult need kulud, mida kasutatakse töö tegemiseks. Eeltoodu kehtib ka siseviimistluse osas (maksuvaba on ainult töökohaks kasutamise viimistluse kulu). Kui sisustuselemendid omavad esteetilist väärtus ka ülejäänud kodu jaoks, siis tuleb leida proportsioon. Kui ettevõte kannab kogukulu, siis isikliku tarbimise osa maksustatakse erisoodustusena.
Kui töötaja/juhatuse liige otsustab oma kodus olevat ühte tuba, mida ta kasutab ettevõtte kontorina rentida, siis tuleb jälgida, et rendihind oleks turuhinnas. Samuti on oluline jälgida renditud ja isiklikuks kasutuses oleva pinna proportsiooni. Kui rendihind on erinev turuhinnast, siis maksustatakse tehingu hinna vahe erisoodustusena. Renditulu on töötajale maksustatav tulu, millelt tööandjal tuleb tulumaks kinni pidada. Kui tegemist on ainult kulude osalise kompenseerimisega, siis see ei ole eraisiku jaoks maksustatav tulu.
Füüsilisest isikust ettevõtja (FIE) töötab kodus.
Ettevõtlusega tegelemisel tuleb eraldada isiklikus tarbimises olev vara ettevõtluses kasutatavast varast. Tihti on vara ettevõtlusega seotud vaid osaliselt. Olenevalt varast saab seda kasutusotstarbe järgi mõttelisteks osadeks jagada ja leida just ettevõtluses kasutatava osa suurus.
Selleks, et leida/kindlaks määrata iga üksiku vara ettevõtluses kasutatav osa, tuleb
- eristada kõik varad ja kaubad, mida kasutatakse eranditult ettevõtluses;
- eristada varad ja kaubad, mida FIE kasutab lisaks ettevõtlusele ka isiklikul otstarbel (nende puhul tuleb määrata ettevõtluse ja eratarbe proportsioonid);
- määrata proportsioonid nendele varadele ja kaupadele, mida lisaks ettevõtlusele kasutavad isiklikul otstarbel nii FIE kui tema perekonnaliikmed (nende puhul tuleb määrata ettevõtluse ja eratarbe proportsioonid).
Isiklikul otstarbel ja/või FIE perekonnaliikmete poolt vara kasutatavat osa ei ole võimalik FIE ettevõtluskuludena tuludest maha arvata.
