Raamatupidamise seaduse järgi on raamatupidamiskohustuslane kohustatud dokumenteerima kõik oma majandustehingud ning iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Raamatupidamise seaduses on algdokumendi kohustuslikud rekvisiidid loetletud §-s 7 ja need on alljärgnevad:
1) dokumendi nimetus ja number;
2) koostamise kuupäev;
3) tehingu majanduslik sisu;
4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
5) tehingu osapoolte nimed;
6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;
7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;
8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.
Üks tulumaksuarvestuse põhinõudeid on, et kuludokument võimaldaks adekvaatselt tuvastada majandustehingu toimumist näidatud poolte vahel. Algdokumendiks võib olla nii arve, leping, order vm, oluline on, et sellel oleks kajastatud nõutud rekvisiidid. Mittenõuetekohase kuludokumendi alusel tehtud väljamaksega on tegemist muu hulgas siis, kui tasutakse sularaha tundmatule füüsilisele isikule või kui pangaülekandega tasutud summa puhul ei ole võimalik tuvastada, mille eest ja kellele maksti. Seega pole füüsiliste isikutega tehingu tegemisel nende andmete küsimisest pääsu. Punktides 6–8 nõutud andmed võivad algdokumentidel puududa, kui nendes punktides nimetatud andmed on kajastatud vastavate algdokumentide alusel koostatud koonddokumendis. Seega kui koostate koonddokumendi, ei ole teil vaja igale lisale aadresse lisada, samuti piisab, kui lisate raamatupidamiskirjendi järjekorranumbri ja allkirja vaid koonddokumendile.
Juhul kui ettevõttel puudub kulutuse kohta raamatupidamisseaduse nõuetele vastav algdokument (või nende põhjal koostatud koonddokument), siis käsitletakse seda ettevõtlusega mitteseotud kuluna, millelt tuleb tasuda tulumaks.
