Mis on saldoteatis?

Oma olemuselt on saldoteatis kinnitus-järelepärimine. Veel kasutatakse ka nimetust saldoküsitlus.

Saldoteatiseks nimetatakse sellist dokumenti, mis edastatakse isikule, kelle vastu omatakse mingisugust materiaalset (või immateriaalset) nõuet või kohustust, eesmärgiga saada kinnitus samas väärtuses nõude või kohustuse olemasolu kohta.

Saldoteatis peab sisaldama vähemalt järgmist informatsiooni:

• saatja andmed (sh kontaktisiku andmed);
• saatmise kuupäev;
• saaja andmed;
• vastuse saatmise hiliseim hetk;
• vastuse saatmise koht (e-post, faks vms);
• kohustuste või nõuete väärtused;
• pädeva kinnitaja nimi, roll (amet) ja allkiri.

Miks seda vaja on?

Et võrrelda vastaspoolega tehingute tulemusi ning veenduda, et mõlemad pooled on aktsepteerinud samas rahalises vääringus tehingut/tehinguid.

Kellele on saldoteatist vaja?

Saldoteatisi on vaja kindlustunde saamiseks-tekitamiseks, et tehingud on kajastatud korrektselt (tehingu vastaspool on õige, kõik tehingud on kajastatud ja on tegelikult toimunud, kogused ja hinnad on korrektsed, laekumise tõenäosus ei ole (osaliselt) kahtlane).

Kas saldoteatise saatmise nõue/kohustus tuleneb seadusest?

See tuleneb varade ja kohustuste inventeerimise kohustusest, mis on fikseeritud raamatupidamise seaduses.

Kas saldoteatise väljastamine on kohustuslik või vabatahtlik?

Kui on mõni tulemuslikum inventuuri teostamise viis või tegemist on ebaoluliste summadega, siis ei ole kohustust.

Kes peaks saldoteatise saatma?

Kõik raamatupidamiskohustuslased võiksid aastainventuuridega seoses saata, kui on tegemist oluliste summadega. Praktiline oleks kujundada nn hea tava, et saldoteatisi saadab välja üks pool (näiteks nõude omanik) ja teine pool kinnitab, muidu saadetaks saldoteatisi välja topelt.

Lisaks, kui tegemist on auditiga või ülevaatusega, siis võib vandeaudiitor paluda, et teatise saadaks välja auditeeritav ettevõte, kuid vastus tuleks otse vandeaudiitorile.

Vandeaudiitor võib auditi või ülevaatuse käigus ka ise otse saldoküsitlusi teha.

Millal saldoteatist saata?

Kui alternatiivset, tõhusamat inventuuri teostamise viisi ei ole ning tegemist on oluliste summadega (muuhulgas hinnangu aluseks ei ole mitte ainult saldod vaid ka aastakäibed).

Saldoteatised võib saata nii aruandeperioodi kui ka mõne muu (näiteks kuu aega enne aruandeperioodi lõppu) seisuga.

Kellele saldoteatist saata?

Tehingu(te) teis(t)ele osapool(t)ele.

Kuidas saldoteatist saata?

Kasutatakse erinevaid saatmisviise:

• palve kindlasti vastus saata/kinnitada,
• vastuse mittesaatmisel loetakse kinnitatuks.

Tehniliselt (nt kas e-post või kiri või tähitud kiri) sõltub kindlustundest, mida soovitakse saada – osad saatmisviisid ja vastamisviisid garanteerivad väiksema pettuse tekitamise võimaluse. Samuti võib vastuste kasutuskõlbulikkus näiteks kohtuprotsessis olla erinev sõltuvalt vastamise viisist.

Eristatakse positiivset ja negatiivset kinnitamist. Positiivse kinnituse puhul kinnitatakse, kas teine osapool nõustub või ei nõustu esitatud informatsiooniga. Negatiivse kinnituse puhul vastatakse ainult juhul, kui teine osapool ei nõustu esitatud informatsiooniga. Tuleb silmas pidada, et negatiivne kinnitus annab väiksema kindlustunde saldo õigsuse osas (ei või teada, kas tegelikult ka nt saldokinnitus jõudis kohale).

Saldokinnituste puhul võib kasutada erinevaid lähenemisviise ka välja saadetud saldokinnituste puhul kinnituses summade kajastamisel. Juhul, kui summad on kajastatud, võib olla suurem risk, et teine osapool kinnitab summa ära ilma seda kontrollimata, kuid juhul, kui summad tuleb kirjutada teisel osapoolel, võib see viia madalama vastamise määrani, kuna nõutakse teiselt osapoolelt suuremat pingutust.

Milline see peaks olema?

Sõltuvalt asjaoludest võib saldoteatis olla üles ehitatud erineva detailsusega (sisaldades kas ainult saldot perioodi lõpu seisuga või näiteks ka tehingute mahtusid, seonduvaid garantiisid ja tagatisi jne).

Kui pikk võiks olla vastamise aeg?

Vastamise aeg peab olema vastajale mõistlik (sõltub mitmetest asjaoludest nagu vastusinfo töötlemise aeg, vastamisperioodi langevad riigipühad ja puhkused, vastaja geograafiline asukoht jne).

Mida peaks tegema juhul, kui teatise saatmisele vastust ei tule?

Tuleb rakendada alternatiivseid inventeerimise ja kindlustunde saamise protseduure. Näiteks müügiarvete ja pangalaekumiste inventuur-analüüs, mida võrreldakse kauba väljastamisega laost ning pangakonto liikumistega.

Tavapäraselt on need aga keerukamad ja ajamahukamad.

Mis kasu saab ettevõtja seoses saldoteatisega?

Tavapäraselt on kasu alljärgnev:

• täidetakse äriseadustikus fikseeritud piisava hoolsuse nõuet;
• kindlustunde, et asjad on korras;
• auditiks/ülevaatuseks kuluv aeg muutub võrreldavatel tingimustel lühemaks.

Saldoteatise näidise leiate siit.