Uurija käsitlus lähtus tavakasutaja vaatepunktist, arvestades sellega, et dokumendiregistrid peavad olema kõikidele kodanikele üheselt mõistetavad, arusaadavad, kättesaadavad ning kasutatavad.
Uurimus hõlmas 306 asutust, sh 241 kohalikku omavalitsust, 11
ministeeriumit ning 54 muud valitsusasutust (amet, avalik-õiguslik
asutus, keskus, põhiseaduslik institutsioon, sihtasutus, riigi osalusega
äriühing). Dokumendiregistritest tuli leida kõigile asutustele
majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi saadetud kiri „Avaliku
halduse dokumenditöö tõhususe uuring“, samuti ka üles märkida teekond,
kuidas dokumendini jõuti.
Kokkuvõte protsentides oli järgnev:
- Asutuse veebilehte sisujuht sisaldab viidet dokumendiregistrile 45%
- ületekstiotsingut võimaldavad 74%
- dokument oli leitav 72%
- dokumendi leitavus pealkirja järgi 66%
- täiendavaid otsinguvõimalusi kasutati 8%
- dokumendi registreerimisaeg oli märgitud 67%
- saabumisviis asutustesse oli märgitud elektrooniliselt 10%
- dokumendivahetuskeskuse kaudu 20%
- juurdepääsupiirangud olid märgitud 5%
- dokumendiliik registris 46%
- vastamistähtaeg oli märgitud 39%
- andmed vastuskirja kohta 48%
Protsentidest võib järeldada, et avaliku sektori asutused ei täida
nõudeid korrektselt, kuigi seadused, standardid, määrused ja juhendid
seda sätestavad.
Uurimuse üheks osaks oli uurida dokumendiregistrite kasutusmugavust ja
mõõtmise aluseks olid hiireklikid alates asutuse avalehest kuni
dokumendi kättesaamiseni. Kõige kiiremad tulemused sai 2 hiireklikiga,
kuid üldiselt oli võimalik dokumendini jõuda kuni 8 hiireklikiga.
Uurimuse põhjal võib väita, et dokumentide käideldavuse ja kasutatavuse
olukord on dokumendiregistrites rahuldav, kuid alati võiks rohkem
tähelepanu sellele pöörata.
Kõige raskem oli leida dokumenti pealkirja järgi. Põhjusi võib olla
mitu: näiteks registreerimine vale pealkirja järgi (pealkirjas
trükivead, registreerimine teise nimega).
Kokkuvõttes oli enim dokumentide avalikustamise probleeme kohalikel
omavalitsustel, järgmisena muudel valitsusasutustel ning kõige parem
olukord oli ministeeriumite dokumendiregistrites.
dokumendihaldus.ee
