Läbirääkimisi on väga erinevaid: alates sellest, kuidas rääkida läbi lapsega, mida vihmase ilmaga õue minemiseks selga tuleb panna, kuni keerulise äriühingu omandamistehingu või osanikevahelise vaidluse lahendamiseni.
Kuigi on võimalik tuua ka nt kolm, kümme või kakskümmend soovitust läbirääkimiste pidamiseks, piirdun siinkohal kokkuvõtliku viie soovitusega.
1. Valmistu ette
Enne läbirääkimistesse asumist kogu võimalikult palju asjakohast informatsiooni. Nii iseenda kui ka teise poole kohta. Informatsiooni omamata on väga keeruline edasises läbirääkimisprotsessis teha õigeid otsuseid ja õigesti käituda, nt teha vajadusel ka järeleandmisi. See informatsioon võimaldab ka end paremini ja teadlikumalt läbirääkimisteks häälestada.
Enda kohta selgita välja, mis on sinu tegelik huvi ja eesmärk. Tegelik huvi on see, mida sa vajad, mitte see, mida sa deklareerid, et emotsiooni tõttu tahad. Milliste põhitingimustega oled nõus? Milles sa järeleandmisi teha ei saa?
Püüa välja selgitada ka teise poole tegelik huvi ja eesmärk. Samuti see, missugused on teise poole võimalused (nt järeleandmisi teha), tema vajadused, tema ootused, tema survekohad (nt ajaline surve, vajadus tingimata tehinguni jõuda või vaidlus lahendada).
2. Kuula. Siis küsi. Ja siis kuula veel
Enamasti oleme sedavõrd keskendunud oma argumentidele ja positsioonile, et unustame kuulamast teist poolt. Või siis püüame ise iga hinna eest kogu aeg rääkida. Selle asemel tuleks aga teist poolt kuulata ja küsida temalt suunavaid küsimusi. See võib anda väga väärtuslikku informatsiooni, nt teise poole tegeliku huvi ja eesmärgi kohta.
Eelnev kodutöö ja kuulamine peaksid koosmõjus andma ettekujutuse sellest, mis on teise poole tegelik huvi.
3. Keskendu tegelikule huvile, mitte tahtele
Kui tegelik huvi on selgeks saanud, siis tuleb sellele ka keskenduda. Otsi võimalusi ja lahendusi selle huvi saavutamiseks. Ära keskendu ainult oma huvile, vaid pea silmas ka teise poole huvi. Näita teisele poolele, kuidas tema huvi saab realiseeritud.
Eelnev ei tähenda, et sa peaks kõigile teise poole nõudmistele järele andma. Siin on jälle oluline vahet teha tahte/nõudmise ja tegeliku huvi vahel: tahe on see, mille kohta teine pool ütleb, et ta seda tahab; tegelik huvi on see, mida teine pool tegelikult vajab.
Pidades silmas mõlema poole huvisid, hoia avatud suhtumist. Ära jää kinni takistustesse, eriti sellistesse, mis kogu läbirääkimisprotsessi (nt kavandatavat tehingut või lahendatavat vaidlust) silmas pidades on tegelikult vähetähtsad. Ole leidlik ja paindlik ning püüa leida sobivaid lahendusi.
4. Alusta positsioonilt, mis võimaldab teha järeleandmisi
See klassikaline soovitus lähtub põhimõttest, et läbirääkimiste käigus teevad mõlemad pooled järeleandmisi. Kui alustada positsioonilt, mis ühtib sinu tegeliku huviga, puudub järeleandmiste tegemiseks ruum. Arvesta, et teine pool ei paku sulle läbirääkimiste käigus rohkemat sellest, mida sa ise algselt küsid. Eelnev ei puuduta üksnes hinda, vaid ka teisi läbirääkimiste esemeks olevaid tingimusi.
Ära pelga küsida seda, mida tahad saavutada, ja ära tee ühtki järeleandmist ilma midagi vastu saamata. Sina ise pead olema kindlameelne ja hoolitsema selle eest, et sinu huvid oleksid kaitstud ja saavutatavad – teine pool seda sinu eest ei tee. Seejuures ei tohi kindlameelsust segamini ajada agressiivsusega: esimesel juhul hoolitsed sa nii enese kui teise poole huvide eest; viimasel juhul aga sa teise poole huvidest ei hooli.
Eelnev tähendab ka seda, tuleb olla valmis läbirääkimistelt lahkuma. Kui sul on kindel siht läbirääkimised lõpuni viia, sõltumata kokkulepitavatest tingimustest, saab teine pool sellest aru ja kasutab seda survet oma hüvanguks ära. Kui aga oled läbirääkimistesse asumisel valmis need ka pooleli jätma, väheneb võimalus ebasoovitava kokkuleppe saavutamiseks.
5. Lähtu faktidest, mitte emotsioonidest
Hoia oma emotsioonid kontrolli all ja ära võta teise poole käitumist või kommentaare isiklikult. Keskendu faktidele, mitte enda ega teise poole isiklikele seisukohtadele või märkustele.
Seejuures pea silmas soovitust nr 3 – keskendu huvidele ja eesmärkidele; teise poole isik või tema käitumine ei ole läbirääkimiste fookus ning üksnes takistab võidan-võidad-olukorra saavutamist.
