Suulised tehingud on praktikas tihti tavapärased ning levinud peamiselt nendes ärivaldkondades, kus teenindusmahtu arvestades ei ole mõeldav iga tehingu puhul eraldiseisva lepingu koostamine, kuid samas ei ole allkirjastatud ka piisava täpsusastmega raamlepingut või koostöölepingut. Kinnituskiri on kindlasti asjakohane olukorras, kus lepingupartner kinnitab kokkulepet küll suuliselt, kuid mingil põhjusel väldib tehingu (õigeaegset) formaalset vormistamist.
Olenemata põhjusest, miks tehing on vormistatud suuliselt, on mõistlik siiski arvestada hilisema võimaliku vajadusega taastada kokkuleppe täpne sisu. VÕS § 32 lg 1 kohaselt on seadusega antud õiguslik tähendus kinnistuskirjale, mis on lihtne ja mõistlik abinõu võimalike riskide maandamiseks. Kõnealune säte reguleerib, et olukorras, kus leping on sõlmitud lepingupoolte majandus- või kutsetegevuses, kuid ei ole sõlmitud kirjalikus vormis, on ühel lepingupoolel võimalik saata teisele poolele kinnituskiri, kus on fikseeritud lepingu olulisemad tingimused. Juhul kui teine pool ei nõustu kinnituskirjas märgituga, tuleb tal viivitamatult esitada omapoolne vastuväide. Kinnituskirjaga on seega võimalik vältida olukorda, kus teine lepingupool ei soovi omapoolseid kohustusi täita ning asub hilisemalt pahatahtlikult väitma, et kokkulepet kas üldse polnud või erines võlausaldaja poolt nõutust. Samuti aitab kinnituskiri ära hoida olukorda, kus pooled on üksteist vääriti mõistnud.
Viivitamatu vastuväite esitamine tähendab siiski mõistliku viivitusega vastuse saatmist ning igal üksikul juhul tuleb eraldi hinnata, kas vastuväited on saadetud õigel ajal (arvestades mõistlikkuse põhimõtet). Juhul kui teine lepingupool ei ole kõiki asjaolusid arvestades ning vastavalt heas usus tegutsevale isikule omapoolseid vastuväiteid mõistliku aja jooksul esitanud, muutuvad hilinenult esitatud vastuväited kehtetuks. Nimetatu muudabki võimatuks hilisemalt pahatahtlike vastuväidete esitamise ning annab ühele poolele võimaluse tõendada kokkuleppe tegelikku sisu.
Seadus näeb ette, et kinnituskiri oleks vormistatud kirjalikult. Vastavalt tsiviilseadustiku üldosa seaduse (TsÜS) § 78 lg-le 1 tähendab kirjalik vorminõue seda, et dokument on allkirjastatud omakäeliselt. TsÜS § 80 lg 1 kohaselt on dokumendi kirjalik vorm võrdsustatud ka elektroonilise vormiga. See eeldab aga, et kinnituskiri on allkirjastatud digitaalselt, edastatud e-kirja teel ja selgelt on märgitud mõlema tehingu osapoole nimed. Vaid e-kirja edastamine ei ole kinnituskirjaks VÕS § 32 lg 2 mõistes. Siiski soovitab autor, et olukorras, kus kinnituskirja vormistamine ning digitaalne allkirjastamine muutub sama koormavaks kui esialgselt lepingu sõlmimine, on mõistlik fikseerida e-kirja teel olulisemad tehingutingimused ja edastada need digitaalselt allkirjastamata. Niinimetatud tellimuskinnitused ei oma sellisel juhul küll kinnituskirja õiguslikku tähendust, kuid hilisema vaidluse puhul on võimalik väita, et kui tellija tegi omalt poolt ettepaneku sõlmida leping konkreetsetel tingimustel, anti tellimuskinnitusega lepingule aktsept ning seeläbi argumenteerida lepingu sõlmimise fakti.
Oluline on arvestada, et kui kinnituskirjas nõutakse aktsepti dokumendis märgitud tingimustele, ei ole tegemist enam kinnituskirjaga. Õiguslikust aspektist on tegemist alles pakkumusega sõlmida leping toodud tingimustel VÕS § 16 lg 1 kohaselt. Nimetatud asjaolu võib tunduda ebaolulise nüansina, kuid omab praktikas siiski olulist tähtsust, kuna eristab selgelt, kas leping on juba sõlmitud või mitte. Seega võib sellise nõude lisamine tuua kaasa vastupidise tagajärje – kinnituse, et leping ei ole veel sõlmitud.
VÕS § 32 lg 2 kohaselt ei kohaldata kinnituskirja regulatsiooni, kui dokumendi saatja teadis või pidi teadma, et lepingut ei ole sõlmitud või kui kinnituskirjas märgitu erineb olulisel määral tegelikust kokkuleppest. Nimetatud sätte eesmärgiks on ära hoida olukord, kus üks osapool meelevaldselt soovib näidata kokkuleppe sisu moonutatult. Kuivõrd aga praktikas on äärmiselt raske selgitada ja tõendada, et kinnituskirja saatja on tegutsenud pahauskselt, on siinkirjutaja soovitus reageerida igale kinnituskirjale, mille sisu ei vasta tegelikkusele, olenemata asjaolust, et kinnituskiri on oma ebaõige sisu tõttu VÕS § 32 lg 2 kohaselt nagunii õigustühine.
