Samas tuleb kindlasti rõhutada asjaolu, et tegemist on siiski vaid juhendiga ning nagu on ka Andmekaitse Inspektsioon öelnud: „Lõpliku sõna õigusnormi tõlgendamisel ütleb kohus.“ Seega tuleks tööl suuresti lähtuda konkreetsest situatsioonist ja hea usu põhimõttest ning kasutada loogilist mõtlemist.

Juba töövestluste ajal tuleb jälgida, mis andmeid tohib töökohale kandideerivalt isikult küsida, mil viisil andmeid koguda ning säilitada. Teemad, mis on leidnud selgitamist juhendis on andmete töötlemine enne töösuhte algust, andmete töötlemine töösuhte ajal ning andmete säilitamine ja avaldamine. Andmekaitse Inspektsioon (edaspidi AKI) juhendis on öeldud, et „üldiseks aluseks andmete töötlemiseks on kandidaadi nõusolek“, ehkki samuti on rõhutatud tööandja õigustatud huvi konkreetse informatsiooni vastu, st igasuguse teabe küsimine ei pruugi olla vajalik antud töökohale kandideerimiseks (nt eraelu kohta, mis ei ole seotud sobivusega sellele töökohale). Samuti info kandidaadi tervisliku olukorra kohta, muuhulgas alkoholi või narkosõltuvuse osas. Teatud töökohtadel, õpetajad, tervishoiutöötajad, toitu käitlevad töötajad, on tervisetõendi küsimine seadusega reguleeritud ja sellega õigustatud, samas sõltuvuse kohta tõendi küsimist tuleks hinnata kriitiliselt ning sõltuvalt töö iseloomust, kus joobeseisund võib kaasa tuua ohtlikku olukorra.

Avalikest allikatest (meedia, internet) kandidaadi kohta info kogumine on AKI seisukohalt lubatud, kui teabe kogumisest on teavitatud kandidaati, antud talle võimalus kogutud andmetega tutvuda, vajadusel leitud infot selgitada, täiendada ning nõuda andmete kogumise lõpetamist. Samuti on AKI kahtluse alla seadnud testide kasutamise värbamisprotsessis – mitmete erinevate testide (isiksuseomadusete, IQ testide) kasutamine on töölevõtmisel laialt levinud praktika ning peetakse üldiselt kõige erapooletumaks viisiks kandidaadi hindamisel. AKI arvates on taoliste testide kasutamisel aga oht saada teavet kandidaadi delikaatsete isikuandmete (nt usuliste, poliitiliste veendumuste) kohta. Testide asemel mõnda muud moodust ei ole aga AKI välja pakkunud ning on soovitanud lihtsalt lähtuda konkreetsest ametikohast ja analüüsida, kas taoline test on parim võimalus teabe saamiseks.

Töösuhte ajal on töötajatelt andmete küsimine sageli õigustatud – näiteks andmed laste kohta lastega seotud puhkuste andmiseks, arveldusarve numbrit, kuhu kanda töötasu - või siis tööandjad tunnevad, et on õigustatud – nt juhul, töötaja küsib töölt vaba aega arstil, notaris, matusel käimiseks vms põhjusel ning tööandja on kohustatud mõistlikul hulgal seda vaba aega andma. AKI seisukoht taolise isiklikul põhjusel võetava vaba aja võtmisel on, et töötajalt ei ole õigustatud arstitõendi vms küsimine, võib aga küsida üldisemalt, et mis põhjusel ära on vaja käia, ilma täpsustuseta, millisel arstil või kelle matusel.

Täpsema info küsimine töötajatelt on tinginud muuhulgas asjaolu, et praktikas on kerkinud probleemiks olukorrad, kus isik kasutab haiguslehte näiteks selleks, et saada puhkust/käia puhkusreisil ajal, mida tööandja talle ei võimaldanud. Kui tööandjal on kahtlus, et töötaja kasutab haiguslehte mittesihipäraselt, võib ta pöörduda haigekassasse asjaolude kontrollimiseks ning AKI on seisukohal, et kontrolli läbiviimise tulemuste kohta on tööandjal õigus teada saada, kas töövõimetuslehe väljaandmine oli põhjendatud või mitte või kas tuvastati hüvitise maksmisest keeldumise alus. Eesti Haigekassa võib väljastada tööandjale konkreetse töötaja töövõimetuslehega seotud andmeid, sest tööandja töötleb töövõimetuslehega seonduvaid isikuandmeid seadusega ettenähtud ülesande täitmiseks.

Tööandja õigust kontrollida töötaja tööd tööajal piirab muuhulgas kohustus austada töötaja privaatsust ja viia läbi kontrolli viisil, mis ei riku töötaja põhiõigusi - õigus sõnumisaladusele, õigus eraelu puutumatusele, õigus vabale eneseteostusele ja õigus väljendusvabadusele. Näiteks töötaja e-kirjade lugemine võib riivata õigust eraelu puutumatusele ja sõnumisaladusele. Eestis on aga tavapärane praktika, et oma töö e-posti (nt See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.) kasutatakse ka eravestlusteks, riigi ja kohalike omavalitsuste ametkondadega suhtlemiseks. Ehkki töötajal ei ole mingit üldist õigust töö e-posti isiklikul eesmärgil kasutada, on eeldatav õiguspärane ootus privaatsusele, seda aga seni, kuni ei ole kehtestatud vastupidiseid reegleid, nt arvuti kasutamise eeskirjadega või sisekorraeeskirjadega keelata e-posti kasutamine isiklikeks kirjavahetusteks, täpsustustega, kes ja millistel tingimustel võib töötaja äraolekul e-posti avada ja vajalikku kirja otsida. Ehkki AKI on seisukohal, et kuna töötaja e-postist vajaliku kirja otsimisel on suur oht sattuda infole, mis võib olla eraelu puudutav, siis „tuleb reeglite koostamisel selgelt määratleda andmete töötlemise eesmärgid, kontrollida valitud meetme proportsionaalsust ja lähtuda minimaalsuse ning läbipaistvuse nõudest“. Konkurentsikeelu või konfidentsiaalsuskohustuse rikkumise tuvastamiseks e-kirjade saatmise/saamise kohta ja nende sisu tohib vaadata AKI sõnul vaid siis, kui selline töötlemise tuleneb lepingust või kui töötaja annab selleks eraldi nõusoleku. Kuidas aga saada nõusolek e-kirjade lugemiseks töötajalt, kes on konfidentsiaalset infot edastanud, seda juhendis ei täpsustata.

Nii nagu e-kirjade lugemine tööandja poolt peab olema sisemiste reeglitega täpselt paika pandud, peab olema reguleeritud ka valvekaamerate kasutamine töökohtadel – olulisemaks peab AKI seal juures töötajate teavitamist valvekaamera kasutamise eesmärgist, kas ja milliste töökohustuste rikkumiste menetlemiseks jälgimisseadmete salvestisi võidakse kasutada, jälgitav aeg, ala, kogutud andmete töötleja. Jälgida ei tohi ruume, mis ei ole mõeldud tööülesannete täitmiseks – puhkeruumid, riietus-, duširuumid, tualett.

Igasuguste andmete kogumisel on oluline teada ka kaua neid säilitama peaks, tohib ning kellele näidata. Mõningal juhul tuleb andmete säilitamise tähtaeg seadustest – raamatupidamise dokumentide säilitamine 7 aastat, töölepingu säilitamine 10 aastat peale töösuhte lõppu, tööõnnetuse ja kutsehaiguse uurimise andmete säilitamine 55 aastat. Nende andmete kohta aga, kus seaduses konkreetselt ei ole öeldud säilitamise tähtaega, ütleb AKI, et andmed tuleb hävitada koheselt, kui need enam eesmärkide saavutamiseks vajalikud ei ole. Samas, kui ka andmete kogumise eesmärk on saavutatud, siis teatud juhtudel tuleb andmeid hoida vaidluste lahendamise tarbeks ehk kuni nõude aegumiseni.

Andmete kogumisel tuleb jälgida, et need ei satuks kõrvaliste isikute kätte, ei ole õigustatud ettevõtte töötajate ligipääs teiste töötajate andmetele või nt raamatupidajal ei ole vaja ligipääsu kõigile personaliandmetele. Andmeid avaldada (st teha kättesaadavaks ettevõttevälistele isikutele) võib aga töötaja nõusolekul või seadusest sätestatud alustel või edastamine volitatud töötlejale (nt raamatupidamiseks, töötervishoiuks vms) ning töötajal on õigus teada, kellele tema isikuandmed on edastatud.

Kahtlemata on Andmekaitse Inspektsioon teinud juhendi koostamisel ära suure töö, kaardistades teemat, mille kohta praktiliselt puudub kohtupraktika ning seetõttu ka selgus, kuidas seadusi rakendada. Ehkki juhendi koostamisse oli kaasatud mitmeid eksperte ja sotsiaalpartnereid, muu hulgas ka Kaubanduskoda, on tegemist suures osas ikkagi Andmekaitse Inspektsiooni seisukohtadega seaduste tõlgendamisel. Täpsemalt saab AKI juhendiga tutvuda nende veebilehel http://www.aki.ee