Tõtt‑öelda näeb väga harva eelarveid, millest ettevõttele reaalset kasu oleks. Eelarvetesse suhtutakse pigem kui möödapääsmatusse ja tüütusse protseduuri: koostamine, pidulik viseerimine ettevõtte juhtkonna poolt ning aasta jooksul hoidmine ühes mapis koos teiste tähtsate dokumentidega raamatupidaja riiulil.
Aga kas sellisel kujul on eelarved tegelikult ka vajalikud?
Traditsioonilisel eelarvestamisel on mitmeid probleeme
- Puudub paindlikkus
Eelarve koostatakse teatud perioodiks. Kuid tänapäeva majanduses võivad ühe aasta, ühe kvartali või isegi ühe kuu jooksul ettevõttes endas ja selle ümber aset leida niivõrd suured muutused, et varem planeeritud eesmärgid muutuvad uutes tingimustes täiesti sobimatuteks. - Ankurdatus minevikku
Kõige levinum eelarvestamise meetod põhineb eelmise perioodi analüüsil ja andmete korrigeerimisel vastavalt tulevikuplaanidele. Seda meetodit on kerge kasutada, kuid samas soodustab see eelmiste perioodide probleemide ja vigade kordumist ning sisuliselt takistab ettevõtte arengut. Keerulisemad eelarvestamistehnikad näevad ette lähtumist nullbaasist, kus eelmise perioodi tulemusi ei võeta arvesse. Kuid sellega tekib tööjõukulu efektiivsuse küsimus, mida käsitletakse järgmises punktis. - Kulud ületavad kasu
Eelarve koostamine võtab aega, kusjuures jutt käib tavaliselt tippjuhtide ajast. Robustsete eelarvete koostamiseks kulutatud aeg maksab tavaliselt palju rohkem, kui on nendest eelarvetest saadav kasu ärile. - Töötajate demotiveerimine
Kergesti saavutatavad eesmärgid ei motiveeri töötajaid töötama paremini kui tavaliselt ning vastupidi – kättesaamatud ootused sunnivad pigem kõigele käega lööma, sest nende täitmise võimalus on äärmiselt väike. - Mida võtta aluseks?
Eelarvestamise üks eesmärke on tegevuse hindamine. Oletame, et ettevõtte eelarve nägi ette 10 %-list müügimahu kasvu. Tegelikult aga suurenes müügimaht 12 %. Tundub, et kõik on hästi ja kõik väärivad preemiat? Aga kui turusituatsiooni analüüsist selgub, et teie konkurendid on sama aja jooksul suutnud saavutada 20 %-list müügimahu kasvu?
Teisest küljest on lühiajalises perspektiivis kõikide finantsnäitajatega üsna lihtne manipuleerida. Seati eesmärk saavutada kasumi kasv ning ühe käeliigutusega muudetakse amortisatsioonimäära, lõpetatakse investeeringud, vähendatakse töötajate palkasid. Eelarve on täidetud, eesmärk on saavutatud, asjaosalised ootavad rõõmsalt preemiat mõtlemata sellele, missugust mõju võib selline tegevus avaldada ettevõttele pikaajalises perspektiivis. Niisugusel majanduslikul lühinägelikkusel võivad kahjuks olla ärile äärmiselt negatiivsed tagajärjed.
Vastuseks muutunud ärikeskkonnale ja -tingimustele on tekkinud uued ärijuhtimise printsiibid ja meetodid. Üha rohkem populaarsust kogub kohanduv eelarvestamine (ingl beyond budgeting). Kohanduvat eelarvestamist kasutavad ka paljud Eestis tuntud rahvusvahelised firmad, sealhulgas Toyotа, Statoil, Google, American Express, Handelsbanken, Telenor.
Juba sel nädalal saavad Raamatupidamisuudiste tellijad selle aasta esimese numbri, kust saab eelarve koostamisest pikemalt lugeda. Need, kes ei ole veel jõudnud tellijaks hakata, saavad seda teha SIIT.
