Selles artiklis räägime mõningatest olukordadest, millele raamatupidajatel ja ettevõtte juhtidel tuleb peatselt jõustuva määruse tõttu tähelepanu pöörata.

Töötaja tööle võtmine

Uue töötaja värbamisel küsib ettevõtja kandidaadilt üpris palju isikuandmeid, et veenduda isiku sobivuses ametisse. Määruse jõustumisel muutub selliste andmete „igaks juhuks“ säilitamine täiesti lubamatuks. Isikuandmete töötlemiseks ja säilitamiseks peab olema alus.

Aluseks võib olla inimese nõusolek ta isikuandmete säilitamiseks, seaduse nõue, leping või mõni muu alus. Näiteks võib ettevõte takistamatult küsida ning töödelda töötaja andmeid, mis on vajalikud töölepingu sõlmimiseks ja töötamise registrisse kandmiseks. Praktika näitab, et tööandjad küsivad rohkem andmeid, kui töösuhete vormistamiseks seaduse järgi vaja läheb.

Mõelge, kas on kindlasti vaja diplomist koopiat teha ja kas on alust seda koopiat ettevõttes hoida. Kas tööandja peab olema töötaja haigusest teadlik, kui haiguse iseloom ei mõjuta tööd? Kas tasub kandidaatide isiklikku infot pärast konkursi lõppu lihtsalt igaks juhuks säilitada?

Töötaja isikukaart

Töölepingu seadus ei nõua töötaja isikukaardi sisseseadmist: seaduse paragrahvi 136 järgi pole vanade isikukaartide säilitamine kohustuslik. Siiski on mõnes ettevõttes asjaajamise lihtsustamiseks ja puhkuste arvestamiseks kombeks koostada ning täita töötajate isikukaarte, mis pole siiani olnud seadusega keelatud.

Määruse jõustumisega tasub inventeerida isikukaartide andmeid, et aru saada, kas neid on vaja organisatsioonis säilitada ja kas selleks on seaduslik alus.

Töötajate soodustused

Lastega ja osalise või puuduva töövõimega töötajatele on seadusega ette nähtud palju soodustusi. Näiteks võib töötaja võtta lapse sünni korral isapuhkuse (töölepingu seaduse § 60). Lapsega töötajal on õigus ka lapsepuhkusele (töölepingu seaduse § 63).

Nende puhkuseliikide vormistamiseks ja sotsiaalkindlustusametist raha saamiseks peab tööandja teadma, kas töötajal on lapsi, laste olemasolul nende isikukoode, nimesid ja perekonnanimesid. Osalise või puuduva töövõimega töötajatele on samuti seadusega ette nähtud soodustusi. Näiteks on osalise või puuduva töövõimega töötajatel õigus 35 kalendripäeva pikkusele puhkusele 28 kalendripäeva asemel (töölepingu seaduse § 57). Selleks et tööandja vormistaks sellise puhkuse, on talle vaja esitada dokumendid, mis kinnitavad töötaja osalist või puuduvat töövõimet.

Sellistel juhtudel peab tööandja teadma ja säilitama infot, mis on füüsilise isiku isikuandmed. Töötajal on endal õigus otsustada, kuidas oma isikuandmetega toimida ja kas ta tahab ülalmainitud võimalusi kasutada. Tööandjal on põhjendatud õigus selliseid andmeid säilitada ja töödelda, kui töötaja on avaldanud soovi kasutada seadusega ette nähtud soodustusi.

Töötaja tervise kontroll

Iga tööandja peab ettevõttes tegema riskianalüüsi ja selliste tegurite ilmnemisel, mis võivad kahjustada töötajate tervist, tuleb organiseerida arstlik läbivaatus (töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 13).

Arst hindab töökeskkonna riskitegurite mõju töötajate tervisele ja teavitab sellest tööandjat. Füüsilise isiku terviseseisundi andmed on delikaatsed andmed ja nõuavad määruse järgi erilist tähelepanu ja käitlemist. Kuna ülalmainitud tervisekontroll on tööandja seaduslik kohustus, pole selliste andmete töötlemiseks ja säilitamiseks töötaja nõusolekut vaja.

Isikuandmete kustutamise õigus

Määruse järgi antakse füüsilisele isikule rohkem õigusi, näiteks võib ta paluda ettevõttes kõik enda andmed kustutada.

Kus on mõistlikkuse piirid? Kas tõesti peab tööandja raamatupidamisprogrammist kustutama kõik töötasu andmed, kui töötaja tahab oma õigust kasutada?

Inimese nõusolek pole ainus seaduslik alus andmete töötlemiseks ja säilitamiseks. Ettevõtja ja raamatupidaja peaks tundma firma tegevust reguleerivaid seadusi. Näiteks raamatupidamise seaduse §-s 12 on juttu kohustusest säilitada raamatupidamise andmeid 7 aastat. Kooskõlas töölepingu seaduse §-ga 5 on tööandja kohustatud töölepingu  säilitama töösuhete kehtivuse ajal ja 10 aastat pärast töösuhete lõppu. Tööandja on kohustatud säilitama töökeskkonna riskianalüüsi ja tööõnnetuse andmed 55 aastat (töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 13 ja § 24 ).

E-posti turundus

Mõned ettevõtjad saadavad oma klientidele elektronposti teel reklaami. Juriidilistele ja füüsilistele isikutele mõeldud reklaampostituste kohta kehtivad erinevad nõuded: kui juriidiliselt isikult pole teatud tingimustel vaja nõusolekut küsida, siis eraisiku nõusolek on kohustuslik. Seejuures peavad olema täidetud kolm tingimust:
•    nõusolek tuleb saada enne reklaami saatmist;
•    nõusolek peab olema kooskõlas määruse kõigi nõuetega;
•    nõusoleku saamist tuleb osata Andmekaitse Inspektsioonile tõestada.

Näiteks kui ettevõtja saadab ostupakkumisega reklaamkirja aadressile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud., on ilmne, et see saadetakse juriidilisele isikule, ning kui on täidetud muud seadusest tulenevad tingimused, pole nõusolekut küsida vaja. Kui aga samale aadressile saadetakse reklaampakkumine spaapuhkuseks kahele, siis võib seda pidada eraisikule mõeldud reklaampostituseks, mille puhul on nõutav seaduse järgi koostatud nõusolek.

Resümee

Artiklis käsitleti vaid mõnda olukorda, mis võib firmas ette tulla. Juhatuse liikmed teavad oma ettevõtte spetsiifikat kõige paremini, mistõttu tuleb neil määrusega põhjalikult tutvuda, et hinnata uue seaduse mõju firma asjaajamisele. Olukorraga tutvumiseks ja selle hindamiseks, ettevõttes säilitatavate andmete inventeerimiseks, sisetoimingute seadusega kooskõlla viimiseks, vajalike instruktsioonide koostamiseks ja personali koolitamiseks pole enam palju aega jäänud. Ei tasu uue määruse tähtsust alahinnata ega seaduse tundmaõppimist eirata, kuna trahvisummad on suured ning ettevõtte maine võib tõsiselt ohtu sattuda.