Ühe kevadise kohtumise lõpus uuris kolleeg teisest vabaühendusest, mis tööd mul parajasti veel käsil. “Aastaaruannet kirjutan,” vastasin ja sain kaasatundva pilgu. “Ei, see on jumalast tore ülesanne!” ruttasin kinnitama – ning nüüd paistis kolleegi näost juba sulaselge mõistmatus.
Sama pilguga vaadatakse mind pea iga kord, mil räägin aastaaruande kokkupanemisest kui huvitavast ja meeldivast tööst.
Olgu seepärast öeldud, et pole ma mingi bürokraatiamaniakk. Nagu sajad teised vabaühenduste töötajad olen minagi kirunud eluvõõraid ja tüütuid küsimusi, millele mõne riigiasutustest rahastajate projektide järel vastata tuleb. Eriti kui tead, et sisu asemel vaatab tööga ülekoormatud ametnik lõpuks sealt ikka ainult seda, kas numbrid klapivad.
Ent oma organisatsiooni tegevusaruandega on teisiti. Seaduses nõutu saab siin kirja mõne lausega, ülejäänu osas on sul vabad käed.
Muidugi võib küsida, kas pole siis ratsionaalne piirdudagi vaid nõutavaga ning ülejäänud aeg teistele töödele pühendada. Kui mitte varem, siis võib vastuse anda mõni leheartikkel, mis su kehvakese aruande põhjal kirjutatud (neid ilmub igal suvel, eriti heategevusorganisatsioonidest). Või siis päev, kui saad teada, et potentsiaalne rahastaja eelistas su organisatsioonile teist, kes suutis oma tööst ja tulemustest aruandes veenvama pildi anda.
Aastaaruanne on äriregistris kõigile kättesaadav dokument ning kodulehe kõrval esimene asi, mida tark huviline organisatsioonist info saamiseks vaatab. Ja just neid tarku huvilisi oleks sul ju kõige rohkem vaja?
Ent veelgi olulisem on, et aastaaruande kirjutamine võimaldab võtta aja tehtule ja saavutatule tagasivaatamiseks ning selle lahtimõtestamiseks. Tekkinud ajaline distants aitab näha suuremat pilti kui argirühmamiste keskel. Muidugi, kui see pilt pole just muljetavaldav, pole ka aruandmine teab mis tore – ent see pole siis enam aruande, vaid laiem probleem, millele tuleks varem või hiljem nagunii lahendus leida.
Aruanne algab tegevuskavast
On kaks asja, milleta head tegevusaruannet pole võimalik teha: selged eesmärgid ja head andmed. Põhiosas ongi tegevusaruanne ju andmetele tuginev ülevaade sellest, kuidas lõppenud aastal oma eesmärgid saavutasid.
Aruande kirjutamine õpetab seejuures ka eesmärkide seadmist. On päris nadi aasta lõpus tõdeda, et omal ajal tegevuskavva kirja pandud sihid olid nii üldised, et nende saavutamist ei saa hinnata, või et sa pole töö käigus kogunud andmeid, mis seda võimaldaks. Rügatud on justnagu kogu aeg, aga tulemust välja tuua ei saa.
EMSL-i tööplaanis oleme nõnda lisanud iga tegevuse reale neli lahtrit. Esimesse kirjutame, mida täpsemalt ja miks me tänavu teeme (paljud tööd kanduvad ju üle eelmistest aastatest), ehk ettevõetu eesmärgi; teise, mida me selle tegevuse juures kõige olulisemate näitajatena mõõdame-hindame, ja kolmandasse-neljandasse, millist tulemust saavutada tahame ning kes töötajatest selle eest vastutab.
Näiteks meie kolm aastat kestva vabaühenduste arenguprogrammi mulluseks sihiks seadsime, et aasta lõpuks oleme aidanud 25 organisatsioonil läbi analüüsida nende arenguvajadused, koostada kava nende lahendamiseks ning jälgida, et selle elluviimine plaanipäraselt kulgeks ehk vähemalt 80% kokkulepitust tehtud saaks (arusaadav, et kõik plaanitu ei teostu, sellest siis me poolt aktsepteeritavaks loetud lõtk).
Seega aastaaruande jaoks loeme üle programmis osalejad, kes neile kolmele tingimusele vastavad, ja võrdleme seda eesmärgiks seatud arvuga 25. Enda, osalejate ja rahastajate jaoks kogume tegelikult veel palju rohkem infot (ja sugugi mitte ainult aasta lõpus), ent aastaaruannet, kus arenguprogramm on vaid üks enam kui paarikümnest tegevusest, pole mõtet detailidega üle koormata.
Mida mõõta, mida mitte?
Plaanide seadmine tegevuskavas tähendabki hulga valikute läbikaalumist ja otsuste tegemist. Mis on see kõige olulisem ja meist sõltuv, mis töö õnnestumist näitab? See ütleb ka ette, milliseid andmeid ja millal sul koguda tuleb.
Sageli armastavad vabaühendused mõelda oma tööst kui millestki, mille tulemusi ei saa mõõta. EMSL-is oleme nüüdseks õppinud, et mõõta saab kõike. Iseasi, kas kõige mõõtmisel on mõtet.
Näiteks ürituste ja koolituste lõpus küsitakse sageli, kuidas osalejad rahule jäid. Korraldajal on seda kahtlemata vaja teada – kui lahkuti rahulolematult, läks järelikult midagi valesti. Pikemas plaanis on see aga küllalt kasutu näitaja, kui tegu pole just ajaviiteasutusega.
Olulisem on ju ikka, kas inimesed õppisid midagi, hakkavad käituma kuidagi teistmoodi. Head infot annaks kirjalik teadmiste või hoiakute kontroll enne ja pärast koolitust, kuid täiskasvanutega ei tihata seda eriti ette võtta. Veel veenvam oleks pöörduda osalenute poole uuesti mõne aja, näiteks 3–6 kuu möödudes, ja uurida, mis on nende elus ja töös selle tulemusel muutunud. Selle info kogumine võib aga vaevaliseks osutuda. Mulluse suvekooli puhul proovisime ja saime esimese küsimisega sadakonnalt osalenult vaid kaheksa vastust.
Nõnda oleme oma kevad- ja suvekooli puhul tähtsaimaks näitajaks seadnud nende osalejate arvu, kes ütlevad, et said kasulikke teadmisi, mida kavatsevad oma töös rakendada. Just nimelt arvu, mitte osakaalu, sest kui näiteks 100 osalejast hindab koolitust kasulikuks ka ainult 60, on see selle eesmärgi puhul ju parem tulemus kui sajaprotsendiline jah-vastus 50 osalejaga koolitusel.
Nii mõnegi tegevuse puhul aga teadvustame endale, et adekvaatsete tulemuste kogumine läheks liiga aja- ja rahakulukaks ning põhjaliku uuringu asemel rahuldume seal oma hinnanguga.
Vältimaks ohtu, et aasta algul seatud eesmärke vaadatakse uuesti alles aruande kirjutamise ajal, oleme tulemuse lahtri tegevuskavas jaganud neljaks, seades aasta läbi kestvatele tegevustele iga kvartali vahe-eesmärgid.
Kui pikalt?
Kui tegevuskavas selged eesmärgid püstitatud ning andmed aasta jooksul kogutud, siis on aruande kirjutamine juba paljalt vormistamise küsimus.
Selge ja loogiline tegevusaruanne võiks koosneda neljast osast. Sissejuhatuses annad ülevaate probleemi olemusest, millega su vabaühendus tegeleb, ning olulisematest sündmustest valdkonnas. Seejärel kirjeldad oma organisatsiooni ja tegevusmudelit: mida ja kuidas teie probleemi lahendamiseks teete ning miks olete langetanud just niisugused valikud.
Aruande põhiosas keskendud sellele, kuidas läks lõppenud aastal tegevuskava täitmine ning mida olulist ja õpetlikku seejuures juhtus. Kokkuvõttes võiks välja tuua olulisemad järeldused ja õppetunnid ning siduda sellega peamised plaanid käimasolevaks aastaks.
Ilmselt koolipäevilt külgeõpituna küsitakse tihti, kui pikk peaks aruanne olema. Muidugi sõltub see organisatsiooni tegevuste mahust. Pea aga meeles, et tegu on ikkagi kokkuvõttega, ning austa lugeja aega. Iga viimse kui sammu kirjeldamise asemel otsusta, mis oli oluline ja eriline. Kindlasti pole aastaaruanne copy-paste projektiaruannetest ja aasta jooksul koostatud ülevaadetest, vaid uus, spetsiaalselt selleks kirjutatud tekst.
Fotod, tabelid, diagrammid
EMSL-i aastaaruandes püüame kõik, mis võimalik, öelda tabelite ja infograafikutega. Tekstiosa jääb siis nende kommenteerimiseks, tausta ja järelduste pakkumiseks ning huvitavamate juhtumiste kirjeldamiseks. Täitsa võimalik, et mõne eesmärgi osaline täitmine on tegelikult tublim tulemus kui teise eesmärgi ületamine; tavaliselt on ka häid põhjendusi, miks mõni eesmärk jäi saavutamata – seda siis selgitadki aruande jutustavas osas.
Kui tahad, et keegi su aruannet loeks (aga mis muud mõtet selle kirjutamisel on?), unusta ära kantseliit ning kirjuta nii, nagu räägiksid oma aastast heale tuttavale. Just nimelt tuttavale, mitte sõbrale, kes su tegemistega niigi kursis – pea meeles, et su jaoks enesestmõistetavad asjad ei pruugi lugejale sugugi sama hästi teada olla.
Kui komad ning kokku-lahkukirjutamine ei ole su tugevamad küljed, siis leidub su tutvuskonnas kindlasti keegi, kes sedagi kunsti valdab. Palu tal tekst üle lugeda – sel moel saad ka esmase tagasiside, mis jäi segaseks ja vajaks täpsustamist.
Vormistamisideede saamiseks tasub lapata ajakirju ning vaadata, milliseid võtteid seal lugeja huvi äratamiseks kasutatakse: fotod, head pealkirjad, väljavõtted, tsitaadid, bullet-point loetelud, sündmuste ajateljed ... Ei ole ühtegi põhjust, miks su aastaaruanne peaks olema igavam lugemine kui näiteks National Geographic.
Kui sul on rääkida mõni põnev teie tööga seotud lugu või öeldi teie kohta midagi huvitavat ajakirjanduses – kasuta seda! Hea foto mõnest üritusest või värvikas tsitaat osalejalt annab sageli palju enam infot kui sündmust kirjeldav lõik või protsendid.
Niimoodi tehes on aastaaruande kirjutamisega veedetud päevad tõepoolest kvaliteetaeg, õppimis- ja analüüsimisvõimalus teemal, mis sulle ilmselt väga korda läheb – miks muidu sa selles valdkonnas töötad. Tunduks päris rumal ennast sellisest võimalusest ilma jätta.
