1. Juhatuse liikme aktiivne kaasamine.

Raamatupidamise seaduse kohaselt on juhatus vastutav raamatupidamise aastaaruande koostamise ja selle sisu eest. Kui ettevõttes on olemas juhatusest järgmised otsustajad, nt nõukogu või auditikomitee, tasub ka nendega aruande koostamise graafik ning ülevaatuste ajad kokku leppida. Just neil isikutel võib olla olulist infot, mis peaks aruandes sisalduma. Eelkõige võiks järgmise tasandi ülevaatus enne aruande juhatusepoolset allkirjastamist toimuda nendes ettevõtetes, kes esitavad mahukaid tegevusaruandeid.

2. Kontrolli, kas ettevõte on jätkuvalt tegutsev.

Sageli jäävad tegevuse peatamise, lõpetamise või muud sarnased otsused pidama omanike või juhtkonna tasandile ning need avaldatakse töötajatele nii hilja kui võimalik. Kui ettevõtte omanikud on otsustanud tegevuse lõpetada, ei kehti majandusaasta aruande koostamisel enam jätkuvuse printsiip ja aruanne tuleb koostada RTJ 13 „Likvideerimis- ja lõpparuanded” nõuete kohaselt. See tähendab vastava asjaolu avalikustamist ning eelkõige varade ja kohustuste ümberhindamist nende likvideerimisväärtusele.

3. Tee kindlaks, kas ettevõte vajab auditit, ülevaatust või ei ole kumbki vajalik.

Auditi ja ülevaatuse kohustuse piirmärad tulenevad audiitortegevuse seadusest, mida ettevõtjatel ega raamatupidajatel oma igapäevatöös sageli vaja ei lähe. Seetõttu võib vahel jääda märkamata, et ettevõte on kasvanud ning majandusaasta aruanne vajab juurde ka vandeaudiitori arvamust. Auditi või ülevaatuse kohustuse kriteeriumid olenevad ettevõtte suurusest: bilansimahust, käibest ja töötajate arvust. Audiitorid soovitavad võimalikult varakult töö ulatuses ja mahus kokku leppida.

4. Milline aruanne koostada?

Raamatupidamise seaduse järgi on raamatupidamise raamistiku valimine (kas IFRS, nii nagu see kehtib Euroopa Liidus või Eesti hea tava) Eestis ettevõtte enda otsustada, v.a seaduses sätestatud juhtudel. Kui raamatupidamise raamistik on tavaliselt teada ja see pole aastaga muutunud, jääb teha valik, kas koostada eraldiseisev või konsolideeritud aruanne, kasutada taksonoomilist aruandluskeskkonda või valmistada aruanne ette muus formaadis? Kui aruandeaastal on soetatud mõni tütarettevõte, tuleks kindlasti kaaluda, kas koostada konsolideeritud aruanne või kehtivad vabastused konsolideerimiskohustusest.

5. Inventeeri kõik saldod, mis jõuavad aastaaruandesse.

Teha tuleb aastalõpu inventuurid, kinnitada saldod ostjate ja hankijatega ning üle vaadata, mida sisaldab iga bilansi- või kasumiaruande kirje. See on hea võimalus samaaegselt valmistada auditiks ette vajalik informatsioon, sest kui audiitor tuleb, hakkab ta seda kõike taas küsima ning on hea, kui info on varakult valmis pandud.

6. Võta juhatuselt kõik vajalikud hinnangud valdkondadele, mis vajavad seda.

Raamatupidamise seadus nõuab aasta lõpus juhatuse hinnanguid teatud valdkondadele. Erilise tähelepanu all on alati varade väärtuse hindamine (firmaväärtus, kinnisvarainvesteeringud, finantsinvesteeringud, varud, laekumata nõuded jms). Sageli juhtub nii, et vajalikke allahindlusi hakatakse tegema alles siis, kui audiitor tuleb kontrollima, sest juhtkond pole eelnevalt piisavalt süvenenud allahindluste vajalikkusesse. Realistlikel hinnangutel on väga oluline osa usaldusväärsete aruannete koostamisel. Kuigi on loomulik, et osa raamatupidamislikest hinnangutest ei osutu täpseiks, on juhtkond kohustatud tegema hinnanguid oma parima teadmise kohaselt. Juhtkonnalt tuleks hinnanguid küsida võimalikult varakult, et need kajastuksid ka majandusaasta aruandes. Samuti moodustavad olulise osa hinnangutest eraldised, mis üsna sageli jäävad üldse puudu või meenuvad alles siis, kui audiitor küsib. Näiteks lepingutest tulenevad garantiid, muud lepingulised kohustused, pooleliolevatest kohtuasjadest tekkida võivad kulud jms. Raamatupidaja ei pruugi olla teadlik lepingu lisatingimustest, pakutud lisateenustest vms, mis vajaksid eraldiste arvutamist, seega peaks juhatus hindama, kas eraldis on vajalik.

7. Tee aastaaruandesse kõik vajalikud aastalõpu kanded.

Kui üks aasta lõppeb ja teine algab, tuleb üle vaadata kõik kehtivate laenude ja liisingute maksegraafikutejärgsed lühi- ja pikaajaliseks
jagamised, nii nõuete kui ka kohustuste osas. Samuti on vaja arvestada viitintressid ning teha muud aasta lõpetamise kanded, mida tavaliselt tehakse ainult kord aastas ja mis seepärast võivad kergesti ununeda.

8. Selgita välja, kes on seotud osapooled, kellega tehtud tehingud peaksid aruandesse jõudma.

Alati ei pruugi raamatupidajal olla informatsiooni kõikide isikute kohta, keda loetakse ettevõttega seotud osapoolteks. Samas tuleb majandusaasta aruandes avalikustada nendega aasta jooksul tehtud tehingud ning tuua välja saldod bilansipäeva seisuga. Vajaduse korral tuleb teha väike uurimistöö, kasutades RTJ 2 „seotud osapoolte” definitsiooni ja äriregistri informatsiooni ning need isikud ettevõtte jaoks defineerida ning dokumenteerida.

9. Mõtle, kes on aruande lugeja – mida ta tahaks sealt lugeda ja otsusta siis, milliseid lisasid sel aastal aruandes esitada. Sageli juhtub, et majandusaasta aruandes avalikustatakse palju tarbetut informatsiooni, mis ei anna lisaväärtust, vaid dubleerib juba eelnevalt avaldatud andmeid. Iga koostatava lisa eesmärk peaks olema see, et see annab aruandele mingi lisaväärtuse ja selgitaks, millest rida bilansis/kasumiaruandes koosneb. Samuti ei pea kasutama kõiki taksonoomilise aruandluskeskkonna poolt pakutavaid lisasid, vaid ainult neid, mis on ettevõtte seisukohalt olulised. Tuleb jälgida, et oluliste saldode või info kohta, mis ei pruugi olla numbriline, kuid on ettevõttele oluline, oleks avalikustatud lisainformatsioon. Kui mõtled hästi läbi, kes on aruande lugejaks, tead ka paremini, millist infot on vaja aruandes esitada. Kõik majandusaasta aruanded on avalikud – seega on aruanne alati ettevõtte esindusdokument ja igale asjast huvitatud lugejale kättesaadav.

10. Kui sa pole kindel, et kõik sai kirja, kasuta ülevaatamiseks kontroll-lehte ja räägi oma audiitoriga.

Aastaaruande koostamiseks vajalikke kontroll-lehti võib leida pea iga suurema audiitorbüroo kodulehelt. Tavaliselt on sinna kogutud kõik avalikustamist puudutavad nõuded äriseadustikust, raamatupidamise seadusest ja Raamatupidamise Toimkonna juhenditest. Samuti on selline kontroll-leht kasulik, kui aasta jooksul on tehtud uusi tehinguid, et järele vaadata, mida nende puhul on vajalik avalikustada. Kui aruanne valmis, loe see veel kord üle, paranda kirjavead ja jälgi, kas rahavood klapivad! Kui ettevõte on audiitorteenuse subjekt, arvutab tavaliselt ka audiitor kõik rahavood üle ja leiab üles koha, kuhu on sätitud summa, „millega kõik kenasti klappima saab”, kuid millel pahatihti puudub sisu. Kindlasti tuleks kasutada ka sõltumatu isiku abi (näiteks mõni kolleeg), kes loeb lõpuks üle kogu aruande, sest võib juhtuda, et ta märkab vigu, mida aruannet kokku pannes enam ise tähele ei pannud.

Kui neid samme järgides hakata varakult majandusaasta aruannet koostama, saab see õigeks ajaks valmis ning ka auditi protsess läheb kiiremini ja valutumalt.