Universaalset valemit pole olemas, mis ütleks, millal tasub raamatupidamine, IT-teenus, personalitöö, finantsjuhtimine, turundus vms sisse osta ja millal töötajad palgata. Seega tuleks endalt kõigepealt küsida, miks kaalutakse mõne teenuse sisseostmist ja mida sellega saavutada tahetakse: kas soovitakse vabastada end töölõigust, mida ei taheta või ei osata teha või on peamine eesmärk riskide maandamine? Ettevõtte suurus siin erilist rolli ei mängi, pigem on oluline see, et erinevates arenguetappides vajatakse erinevaid teenuseid ning ka nende maht on erinev.

Kuluefektiivsus, kuid mitte ainult

Näiteks kui raamatupidajale või juristile ei ole püsivalt täiskoormust pakkuda, on mõistlikum teenust sisse osta, sest see on kuluefektiivsem. Kui töömaht kasvab, võib kaaluda, kas jätkata teenusepakkujaga või tasuks oma töötaja palgata. Ning kui otsustatakse palkamise kasuks, siis kas võetakse tööle finantsjuht ning ostetakse sisse lihtsamad teenused, või hoopis vastupidi – teenuseosutaja pakub kompetentse finantsjuhi teenust ning lihtsamad tööd, näiteks andmete sisestamine, tehakse ettevõttes oma jõududega.

Kindlasti tasub ise tegemist või teenuse sisseostmist kaaludes mõelda ka riskide maandamise seisukohast – kui ettevõttes on palgal tippspetsialist, näiteks pearaamatupidaja või IT-juht, kes mingil põhjusel lahkub, on teda keeruline kiiresti asendada. Teenusepakkujal on aga kohustus tagada teenuse tõrgeteta toimimine ka siis, kui inimesed ettevõttes vahetuvad. Riskide maandamine tähendab ka kindlustunnet, et kõik tööd – näiteks maksudeklaratsioonid või töötajate töölepingud – on õigesti tehtud ning see on olulisemgi kui kuluefektiivsus.

Transferwise’i pearaamatupidaja Andrei Klevtsov nendib, et mõnikord ongi riskide maandamine peamine faktor, mis paneb teenuse sisseostmise kasuks otsustama. See on arusaadav, sest neljal kontinendil tegutsev Transferwise peab uutele turgudele sisenemisel tundma nende turgude eripärasid. „Raske on leida õigete kompetentsidega inimesi, sest me ei tunne kohalikke olusid ja ei tea, milliseid teadmisi ja oskusi on vaja. Kui ostame tuntud nõustamisettevõttelt teenust, siis ostame kvaliteeti ja kindlust, et kõik vajalik on õigesti tehtud,“ kinnitab Andrei Klevtsov.

Transferwise ostab spetsiifilised teenused sisse

Transferwise on oma äristrateegias lähtunud sellest, et võtmevaldkondadega tegeletakse ise ning sisse ostetakse teenused, mis pole väga suure riskiga, aga mis vajavad spetsiifilisi teadmisi kohaliku riigi kohta. „Meil on tsentraliseeritud finantsosakond, mis tegeleb globaalsete teemadega: üldine finantsjuhtimine, grupi raamatupidamine, finantskontroller. Sisse ostame teenuseid, mis vajavad spetsiifilisi teadmisi kohaliku turu kohta: näiteks palgaarvestus ja maksunõustamine – seda ka meie suurimatel turgudel Ühendkuningriigis, USA-s ja Eestis. Samas on meil mõned regioonid, kus ostame kõik finantsteenused sisse,“ täpsustab Andrei Klevtsov.

Ta lisab, et mitmes riigis tegutsemisel on hädavajalik teatud teenused sisse osta, sest ilmselt pole võimalik palgata inimest, kes oskaks teha näiteks palgaarvestust nii Austraalia, Singapuri, Ühendkuningriigi kui ka Eesti reeglite järgi. „See on kompetentsuse ja efektiivsuse küsimus: kas  saan võtta inimese tööle, kes oskab seda tööd teha ja kellele oleks ka piisavalt tööd pakkuda, et ta ei peaks niisama istuma,“ resümeerib Klevtsov.

Mida küsida teenusepakkujalt?

Erinevate teenusepakkujate võrdlemisel küsitakse loomulikult hinda. Soovitan vaadata numbritest kaugemale ja küsida, mida selle raha eest saab? Mida täpselt sisaldab raamatupidamise või palgaarvestuse teenus? Tänapäeval ei ole raamatupidaja numbreid ritta sättiv arvepidaja, vaid konsultant, kes oskab nende numbrite põhjal ettevõttele väärtuslikku nõu anda. Teenusepakkujalt tasub ka uurida, kuidas on tagatud teenuse jätkuvus, kui teie ettevõttega töötav inimene haigestub või lahkub töölt? Kuidas antakse teadmised ühelt inimesele teisele üle? Hea oleks teada ka seda, millised on sisemised kvaliteedikontrolli protseduurid.

Lisaks tööprotsessi ja -kvaliteeti käsitlevatele küsimustele on oluline ka inimlik suhe. Tuleks rääkida oma ootustest sellele inimesele, kes teie ettevõttega tööle hakkab. Jah, on selge, et ta peab olema hea spetsialist, aga ka isiksuseomadused on olulised. Kui koostöö inimlikul tasandil siiski ei toimi, tuleks ka sellest rääkida, sest siis on teenusepakkujal võimalik leida teine spetsialist, kes teiega koostööd jätkaks.

Seega võib öelda, et kuigi tugiteenuste sisseostmisel võivad ettevõtete jaoks olla peamised argumendid  efektiivsus, kulude optimeerimine ja riskide maandamine, on vähemalt sama oluline ka  hea inimliku kontakti saavutamine. Äri – see on ju suhted. Eriti teenuste äris.

Autor: Anastasia Borovaja Partner, raamatupidamise valdkonna juht
Allikas: Grant Thornton Baltic