Kuigi mistahes dokumentide vormistamine võib tunduda tüütu, ei tohiks dividendide väljamaksmise otsuse tähtsust alahinnata. Puudused otsuse vastuvõtmisel või sisus või lausa otsuse puudumine võivad viia nii osanike ja äriühingu vaheliste vaidlusteni, dividendide tagastusnõueteni või isegi probleemideni maksuametiga.
Kuigi artiklis räägime eelkõige osaühingust ja osanikest, on põhitõed kohaldatavad ka aktsiaseltsi ja aktsionäride puhul.
Kuidas dividendide maksmist vormistada?
1. Pidage kinni üldkoosoleku kokkukutsumise ja läbiviimise korrast.
Majandusaasta aruande kinnitamise ning kasumi jaotamise peavad otsustama osanikud. Otsuse vastuvõtmise kord on erinev, sõltuvalt sellest, kas osanikke on üks või mitu.
Kui osaühingul on üks osanik, aga samuti juhul, kui kõik osanikud on otsusega nõus, annab seadus võimaluse võtta otsuseid vastu üldkoosolekut kokku kutsumata, eeldusel, et sellisele otsusele kirjutavad alla kõik osanikud.
Kui osanikke on mitu, tuleb dividendide jaotamise otsuse vastuvõtmiseks üldjuhul kokku kutsuda osanike üldkoosolek. Üldkoosoleku kokkukutsumisel ja otsuse tegemisel tuleb järgida seaduse ja põhikirja nõudeid, millel me siinkohal detailsemalt ei peatu. Kõige olulisem on hoolitseda selle eest, et üldkoosoleku toimumise aeg, koht ja päevakord oleksid enne koosolekut kõikidele osanikele teatavaks tehtud seaduses või põhikirjas ettenähtud ajavaruga ning et koosolekul vastuvõetud otsused ja hääletustulemused saaksid seaduse nõuetele vastavalt protokollitud.
Dividendide maksmise vormistuslik pool võib osutuda eriti oluliseks siis, kui osanikevahelised suhted on segased, üksmeel puudub ning otsuse vaidlustamise risk on suur. Sel juhul võiks kaaluda asjatundja kaasamist, et otsuse juriidiline kehtivus ei satuks mõne teadmatusest tekkinud apsaka tõttu ohtu.
2. Vormistage dividendide väljamaksmise otsus kirjalikult ka nö ühe mehe osaühingus.
Kui osaühingul on ainult üks osanik, võib kirjalike otsuste vormistamine näida asjatu bürokraatiana. Ainuosanik peaks siiski võtma vaevaks teatud otsused kirja panna ning üheks selliseks on kindlasti dividendide maksmise otsus.
Otsuse puudumisel võib juhtuda, et osanike vahetumisel või osaühingu pankrotistumisel nõutakse osanikult alusetult makstud dividendid tagasi. Selline oht püsib lausa viis aastat pärast väljamakse tegemist.
Kuna seaduse kohaselt tohib dividende maksta üksnes osanike otsuse alusel, siis otsuse puudumisel võib tekkida ka olukord, kus maksuamet annab osanikule tehtud väljamaksele hoopis teistsuguse tähenduse. Nimelt on ainuosanik tavapäraselt ka osaühingu (ainus) juhatuse liige ning dividendi maksmise otsuse puudumisel võib maksuamet ainuosaniku üllatuseks asuda seisukohale, et tegemist oli hoopis juhatuse liikmele makstud töötasuga. Sellisel juhul on ettevõtja silmitsi lisaks füüsilise isiku tulumaksule ka sotsiaalmaksu ning maksuintressi tasumise kohustusega.
Etteruttavalt tuleb siiski öelda, et ainuüksi dividendi väljamaksmise otsus ei garanteeri, et maksuamet tehtud väljamakset kindlasti dividendimakseks peab. Otsuse olemasolu tagab lihtsalt selle, et maksuametil on üks argument vähem, et väljamaksele mingit muud, ettevõtjale ebasoodsamat õiguslikku tähendust omistada.
3. Pange otsusesse kirja nii dividendide summad kui ka väljamaksete tähtajad.
Kasumi jaotamise otsuse kohustuslik sisu on seadusega määratud ning selles tuleb märkida:
- puhaskasumi suurus,
- eraldised reservkapitali,
- eraldised teistesse seaduses või põhikirjaga ettenähtud reservidesse,
- osanike vahel jaotatav kasumiosa,
- kasumi kasutamine muuks otstarbeks.
Kui puudub kavatsus maksta dividendid osanikele välja kohe pärast otsuse tegemist, on mõistlik määrata kasumi jaotamise otsuses kindlaks ka dividendide väljamaksmise tähtaeg või tähtajad. Vastasel korral tuleb dividendid maksta välja mõistliku aja jooksul pärast otsuse tegemist, milleks on kohtupraktikas loetud 1-2 nädalat. Kui osaühing otsustatud dividende välja ei maksa, on osanikul õigus pöörduda osaühingu vastu kohtusse ning nõuda lisaks dividendidele ka viivist seaduses sätestatud määras.
Osaniku dividendinõue aegub kolme aasta jooksul arvates nõude sissenõutavaks muutumisest. Kui väljamaksete tähtaega otsuses märgitud ei ole, võib see tekitada hiljem asjatuid vaidlusi, millal ikkagi oli mõistlik aeg dividendide välja makmiseks, millisest hetkest algas kulgema aegumise tähtaeg ning kas osaniku nõue on aegunud või mitte.
4. Dividendide maksmist võib otsustada mitu korda
Dividendide maksmist ei ole mõtet otsustada nö igaks juhuks. NImelt, kuna osanikul tekib dividendi väljamaksmise otsusest nõudeõigus osaühingu vastu, ei saa seda otsust üldjuhul ilma kõigi osanike nõusolekuta enam muuta (välja arvatud näiteks juhul, kui ettevõtte majanduslik olukord on ootamatult pärast otsuse tegemist halvenenud).
Küll aga on võimalik vastupidine: täiesti aktsepteeritav on, kui majandusaasta aruande kinnitamise hetkel otsustatakse kasumit mitte jaotada, kuid aasta edenedes tehakse uus otsus, millega otsustatakse dividende siiski maksta või maksta rohkem, kui varasemalt otsustatud.
5. Dividende võib välja maksta mitmes jaos
Lisaks sellele, et aasta jooksul võib teha mitu kasumi jaotamise otsust, võib ühe otsuse alusel teha kasumi jaotamiseks osanikele väljamakseid ka mitmes jaos. See tähendab, et osanikud võivad lisaks dividendide kogusummale otsuses fikseerida ka nö dividendide väljamaksmise maksegraafiku. Sel juhul jääb ära mitme eraldiseisva otsuse vormistamise vaev iga üksiku väljamakse puhul.
Seega on võimalik, et dividende otsustatakse maksta osanikele terve aasta jooksul igakuiste osamaksetena. Arvestama peab siiski seda, et kui osanik on samas ka juhatuse liige või töötab osaühingus ka töölepingu alusel, võivad igakuised ehk palgale iseloomuliku regulaarsusega maksed äratada kahtlusi maksuametis – kas ehk osanik püüab dividende makstes hiilida kõrvale tööjõumaksude tasumisest. Maksuameti kahtluste hajutamiseks on oluline maksta osanikule juhatuse liikme töö või muu aktiivse panuse eest äriühingu tegevusse ka mõistlikku tasu ja tasuda vastavad maksud.
