Ettekirjutuse põhjuseks on asjaolu, et hankija sätestas riigihanke alusdokumentides kuupäevaliselt lepingutingimused, mida hankemenetluse pikenemise tõttu enam täita ei ole võimalik. Siinkohal on hea üle korrata hanketingimuste sõnastamine riigihanke korraldamisel.
Tähtaegade määratlemine hankedokumentides
Hanke korraldaja märgib riigihangete registris hanketeate avaldamisel nii hanke üldandmetes kui ka hanketeate vormil hankelepingu täitmise aja. Seda saab teha sätestades lepingu täitmise perioodi või konkreetsed kuupäevad. Samuti peab riigihanke hankedokumentides sätestama kõik tulevase hankelepingu tingimused või lisama hankedokumentidele hankelepingu projekti. Seda, kuidas hanke korraldaja reguleerib lepingu tähtaja määratlust hankedokumentides, riigihangete seadus täpselt ette ei näe. Küll aga ei tohi riigihanke korraldamise üldpõhimõtete järgimiseks olla omavahel vastuolus hanketeates ja hankedokumentides sätestatu.
Tallinna Transpordiamet sätestas hanketeates, et hankelepingu kestus on 60 kuud. Hankedokumentides oli lepingu kestus määratletud täpsete kuupäevadega (1. märts 2017 – 28. veebruar 2022). Kuivõrd hankedokumentides määratletud periood (1. märts 2017 – 28. veebruar 2022) kattub hanketeates sätestatud 60 kuuga, siis vastuolu hanketeate ja hankedokumentide vahel ei ole. Seega oli lepingu tingimuste selline reguleerimine igati õiguspärane.
Hanke korraldaja seotus hankes sätestatud tähtaegade tingimustega
Nimetades hankedokumentides lepingu täitmist kindlate kuupäevadega, tuleb hanke korraldajal arvestada, et neist kuupäevadest tuleb lähtuda nii hankelepingu sõlmimisel kui ka täitmisel. Juhul, kui hankemenetlus kavandatust pikeneb ning hankedokumentides sätestatud tähtajad mööduvad, ei ole võimalik hankijal enam õiguspäraselt hankelepingut sõlmida. Hankedokumentides sätestatust erinevatel tingimustel hankelepingu sõlmimine on väärtegu ning selle eest näeb riigihangete seadus karistusena ette rahatrahvi.
Vaidlusaluse kaasuse puhul on eriti oluline silmas pidada, et küsimus ei olnud üksnes hankelepingu täitmisega alustamises kindlal kuupäeval. Tallinna Transpordiamet on läbivalt hankedokumentides sõnastanud hankelepingu tingimusi selliselt, et pole kahtlustki, et ameti soov ja vajadus oli lepingu täitmist alustada 1. märtsil 2017. Viidatud regulatsioon on sätestatud nii hankedokumentide üldosas, hankelepingu projektis kui ka maksumuse esildises (hinnapakkumuse vorm). Erilist tähelepanu väärib siinkohal just viimane. Nimelt esitati pakkumused sõnaselgelt perioodiks 01.03.2017-28.02.2022. Seega polnud ametil siduvaid pakkumusi pikemaks perioodiks, mistõttu ei saaks Tallinna Transpordiamet ka sisulises mõttes lepingut sõlmida teistsuguseks perioodiks kui hankelepingu projektis ette nähtud, kuna hankjial ei ole lubatud sõlmida lepingut osas, mille kohata ei ole riigihangete seaduse kohaselt esitatud võrdlevaid hinnapakkumusi.
Viidatud konservatiivset käsitlust toetab nii siseriiklike kohtute kui ka Euroopa Kohtu praktika.
Sõlmitud hankelepingu muutmine ei ole reeglina lubatud ja on lubatav üksnes väga erandlikel juhtudel, kui muutmise tingivad objektiivsed asjaolud, mida ei olnud hanke korraldajal võimalik hankeleping sõlmimise ajal ette näha ja hankelepingu muutmata jätmise korral satuks täielikult või olulisel määral ohtu hankelepinguga taotletud eesmärgi saavutamine. Lisaks ei või hanke korraldaja hankelepingu muutmises kokku leppida, kui muutmisega taotletav eesmärki on võimalik saavutada uue hankelepingu sõlmimisega.
Soovitused hanketingimuste tähtaegade määratlemiseks
Hanke korraldaja saab seadust järgides hankelepingu tingimused määratleda nii, et talle jääb, teatavpaindlikkus kuupäevades. Selleks soovitame mitte sõnastada hankelepingu tingimusi konkreetsete kuupäevadega, vaid eelkõige määratleda hankelepingu täitmise aeg (sh nii algus- ja lõpukuupäevad kui ka vahetähtajad) perioodina, näiteks 20 päeva lepingu sõlmimisest.
Samas esineb kindlasti olukordi, kus tähtaegade määramine perioodina ei ole hanke asjaolusid arvestades mõistlik, näiteks on lepingus palju erineva pikkusega vahetähtaegu, mida reguleerida ja arvestada nii päevades kui ka kuudes ja millel on seetõttu raske järge pidada. Sellise juhul soovitame hankijal määratleda lepingu projektis küll konkreetsed kuupäevad, aga sätestada samas ka hankelepingu hilisema muutmise regulatsioon juhuks, kui sellistel tähtaegadel mingil põhjusel lepingut siiski sõlmida ei saa. Oluline silmas pidada, et vastav muutmise regulatsioon peab olema piisavalt detailne ja objektiivne, et kõikidel hankemenetluses osalevatel isikutel oleks algusest peale võimalik mõista, mis juhul hankija kuupäevasid muutma asub. Näiteks võib hankija sätestada, et tegemist on kavandatavate kuupäevadega ning juhul kui hankelepingu sõlmimine viibib hankemenetluse venimise tõttu, muudetakse tähtaegasid proportsionaalselt vastavalt sellele, kui palju hiljem leping sõlmiti.
Rahandusministeeriumile teadaolevalt on Tallinna Tarnspordiamet vaidlustanud ettekirjutuse kohtus.
