Arvestades, et hetkel kehtib eriolukord ning selle korra kohaselt peavad isikud ka siseruumides üldjuhul järgima kahemeetrise vahemaa reeglit, on füüsiliste koosolekute korraldamine selliselt, et kõik osanikud ja aktsionärid osalevad isiklikult, üsna keerukas. Eriolukorra reeglite sõnasõnaline rakendamine tähendab seda, et osaühingud või aktsiaseltsid peavad rentima piisavalt suured ruumid, kus oleks võimalik täita eriolukorraga seotud piiranguid, mis võib osutuda väga kulukaks. Kusjuures politseil on koostöös kohaliku omavalitsuse üksusega lausa kohustus tagada, et sellistel koosolekutel piirangutest kinni peetakse ja vajadusel määrata ka sunniraha. Samas võib osutuda võimatuks selliste ruumide hankimine, kuivõrd enamik asutusi on suletud.
Probleemi aktuaalsus on esile tulnud tänu sellele, et paljudel äriühingutel läheneb majandusaasta aruannete kinnitamise tähtaeg. Kuid see ei ole ainus asi, mis vajab kiiret otsustamist, eriti kriisi ajal. Võimalik, et ühingul on vaja nõusolek kollektiivseks koondamiseks, nõukogu liikmete ametiaeg on mööda saanud ja vaja on valida uued, vaja on otsustada ühingu likvideerimine jne. Äriseadustikus sätestatud reeglid ei ole kavandatud selliselt, et neid saaks efektiivselt rakendada üleriigilise kaugtöö korral. Samas ei saa ühinguõiguslikke norme ka eirata, olenemata sellest, et on kriisiolukord. Kui seadust ei järgita, siis see toob kaasa tühise otsuse.
Kitsaskohad ja võimalused osaühingutele
Osaühingute puhul on tihti tegemist väiksema ringiga isikutega, kellel on võimalik võtta vastu otsuseid koosolekut kokku kutsumata. Eriliselt on vedanud neil ühingutel, kelle kõigil osanikel on olemas digiallkirjastamise võimalus. Sama kehtib ka aktsiaseltside kohta, kui kõik aktsionärid saavad digiallkirjastada ja on otsusega nõus, siis saab otsuseid kiiresti vastu võtta. Keeruliseks muutub asi siis kui omanike ring on suurem ja kõigil puudub digiallkirjastamise võimalus.
Osaühingutele on antud võimalus teha otsuseid koosolekuid kokku kutsumata. Selline võimalus tuleb otse seadusest ehk äriseadustiku §-st 173. Täiendavalt on osanikel võimalik ka elektrooniliselt hääletada enne koosolekut või koosoleku ajal, aga selline eelis peab olema sätestatud põhikirjas. Lisaks on võimalik hääletada enne osanike koosolekut posti teel kirjalikult, aga selline võimalus peab samuti olema eelnevalt põhikirjas. Kui seda põhikirjas sätestatud ei ole, siis see hetke olukorras ka ei aita, kuivõrd põhikirja muudatus eeldab taaskord osanike otsust/koosolekut. Lisaks ei kaota see ära nõuet, et vähemalt koosoleku juhataja ja protokollija peavad olema füüsiliselt kohal.
Aktsiaseltsid nurka surutud
Kehvemas seisus on aktsiaseltsid, kuivõrd aktsionäride ring on reeglina suurem kui osanike oma ja kõigilt aktsionäridelt nõusolekute saamine ühehäälse otsuse tegemiseks võib osutuda võimatuks. Lisaks ei ole aktsionäridele ette nähtud sellist seadusest tulenevat võimalust nagu osaühingutele, et pidada koosolekuid kokku kutsumata, v.a kui kõik aktsionärid on otsused nõus ja selle ka allkirjastavad. Praktikas on kõigi aktsionäride allkirjade kogumine pigem võimatu. Aktsionäride (ja ka osanike) ringis on tihti ka välismaa isikuid ja neil ei ole isegi lubatud tulla koosolekule osalema, kuivõrd riikide piirid on kinni.
Sarnaselt osaühinguga on lubatud elektrooniline ja posti teel hääletamine ka aktsiaseltsidele, aga selline säte peab olema põhikirjas ette nähtud. Ehk kui põhikiri eeltoodut ei võimalda, siis ilma põhikirja muudatuseta ei ole võimalik ilma füüsilise kohaloluta teha otsuseid ka aktsionäridel.
Samas börsiaktsiaseltsidele on selline paindlik võimalus seadusega antud, et pidada koosolekuid elektrooniliselt füüsiliselt kohal olemata, tingimusega, et see on sätestatud põhikirjas.
Kuna äriühingu juhatusel ja nõukogul kui äriühingu juhtorganitel on võimalik paindlikult vastu võtta, peaks selline võimalus olema ka üldkoosolekute läbiviimisel. Näiteks nõukogu otsuseid saab vastu võtta nii, et nõukogu liige võib koosolekul osaleda ja teostada oma õigusi elektrooniliste vahendite abil reaalajas toimuva kahesuunalise side abil, mis võimaldab nõukogu liikmel eemal viibides koosolekut jälgida ja sõna võtta ning otsuste vastuvõtmisel hääletada.
Küsi volitused osanikelt ja aktsionäridelt
Kõige kiirem lahendus antud keerulises olukorras on see, et osanikud või aktsionärid volitavad kõik näiteks ühte aktsionäri või koosoleku juhatajat/protokollijat vastu võtma tema häältega otsuseid. Näiteks antakse välja volitus põhikirja muutmiseks, millega võimaldatakse koosoleku pidamine selliselt, et füüsiliselt ei pea kõik omanikud kohal olema. Sellised volitused peavad olema sisu poolest väga selged ehk volituse andjale peab olema teada, mida otsustatakse, mille järgi ta saab anda juhised otsuse tegemiseks volitatud isikule.
Ära ei tohi unustada ka vorminõudeid, sest mõningate otsuste tegemisel peab olema kaasatud ka notar, mis tähendab, et volikirjad peavad olema antud notariaalses vormis, mis omakorda muudab olukorra veelgi keerulisemaks. Notari kaasamine koosolekule tähendab ka seda, et koosoleku toimumise võimalus muutub veel väiksemaks, sest isegi kõigi omanike volikirjadega on kohal vähemalt kolm isikut – notar, protokollija ja juhataja. Siinkohal ei tule appi ka välja reklaamitud notarite kaugtõestus, mida teatud tehingute puhul juba kasutatakse, sest seni ei ole veel üldkoosolekute tõestamine sinna nimekirja lisatud. Samas on teada, et ministrile on täiendavad ettepanekud eriolukorra raames tehtud ehk lähiajal selgub, kas kaugtõestuse toiminguid laiendatakse.
Kuidas edasi?
Kuna meile teadaolevalt enamiku osaühingute kui ka aktsiaseltside põhikirjad ei näe hetkel ette võimalusi muud moodi hääletamiseks kui tavapärase füüsilise koosolekuna, on seoses eeltooduga juba tehtud ettepanekud kiiremas korras äriseadustiku muutmiseks. Võttes arvesse soovitusi viia lähikontaktide arv miinimumini, on riigikogule tehtud ettepanek erakorraliselt muuta äriseadustikku, millega anda võimalus pidada täielikult elektroonilise koosolekuid nii osaühingutel kui ka aktsiaseltsidel.
Kui hetkel on elektroonilise hääletamise võimalus justkui olemas seaduses, juhul kui see on kirjas põhikirjas, siis tegelikkuses ei loeta koosoleku jälgijaid kvoorumi hulka ja neil pole võimalik seega reaalajas hääletada. Riigikogule tehtud pöördumises viidatakse, et paindlikumad võimalused üldkoosolekute läbiviimiseks peaksid säilida ka eriolukorra möödudes, kui ühingud selle enda põhikirjas ette näevad.
Meie naaberriigid on selles osas juba kiiremalt tegutsenud ning näiteks Läti võimaldab äriühingutel pidada koosolekuid elektrooniliselt. Täiendavalt on nad pikendanud ka majandusaasta aruannete esitamise tähtaega.
Kriisiolukorra möödudes tasub ühingutel üle vaadata enda põhikirjad ning tulevikule mõeldes kindlasti teha vastavad muudatused sarnaste olukorda tarbeks. Selleks ei pea olema riigis kehtestatud eriolukord, et mõista vajadust teatud olukordades otsuste vastu võtmiseks ka muul viisil kui kõiki omanikke füüsiliselt kokku kutsudes.
