Paraku võib e-arvete meilitsi edastamine kujuneda hoopis kulukamaks kui e-arve operaatorite teenuste kasutamine, ja põhjustada tõsiseid probleeme. Toome välja viis põhjust, miks tasub arvete meilitsi saatmise mõttest loobuda.
- Meilid (ja seega arved) ei pruugi saajale kohale jõuda
Nagu tavaliste meilide saatmise puhul, ei garanteeri ka e-arvete meiliga saatmisel keegi, et meil ja sellele lisatud xml-arve üldse saajani jõuavad. Uuringute kohaselt jõuab erinevate filtrite tõttu saaja postkasti ainult 76% meilidest ning probleem on pigem suurenemas. See tähendab, et iga viies meil läheb kaduma. Kui iga viies meili teel saadetud arve läheks kaduma, ei saaks ostjad kuidagi ostetud kaupade või teenuste eest maksta, vähemalt mitte ilma mitmekordsete arve saatmise katseteta.
- Meilide saatmisel puudub jälgitavus ja logi
Küllap on paljud ettevõtjad võlgnevuse tähtaja ületanud kliendile helistamisel saanud vastuseks: “Aga me pole seda arvet üldse saanudki!”. See on mugav vastus, sest nagu eelmises punktis välja toodud, lähevadki paljud meilid tee peal kaduma. Kuhu ja millal nad kaovad, ei tea keegi, ega suuda tagantjärgi tuvastada. Iga meil läbib teel mitu vaheserverit ja rakenduskihti (nt SMTP ja DNS), kuid jälgitavus kaob juba saatja serverist väljumisel. E-arve operaatorite süsteemid peavad dokumendivahetuse kohta logi ning võimalikele vigadele leitakse alati konkreetne põhjus.
- E-kiri on sama privaatne kui postkaart
Meili saatjana peaksime arvestama, et kogu saadetud info võib saada kergesti kõigile avalikuks. Ilmekas on võrdlus meili ja tavaposti teel saadetud postkaardi vahel. Saadetud meilidele on ligipääs kõigil administraatoritel, kes haldavad vaheservereid ja rakenduskihte. Samuti on meilikontodesse lihtne sisse häkkida ja kunagi ei tea, kes on pimekoopia saaja. Halvimal juhul võib kogu meiliandmebaas saada kompromiteeritud. Värvikamad lood, mis meenuvad, on Sony, Hacking Team ja Süüria failidega. 2009. aastal anti kõigile EU ametnikele välja 15-leheküljeline teatmik, kuidas vältida meilides konfidentsiaalse info saatmist. Ameerikas seda ei tehtud ning 2016 tuli HIllary Clintonil seista silmitsi faktiga, et üle 50 000 tema e-kirja on tehtud kõigile loetavaks.
Võime ju öelda, et ostu- ja müügiarved ei sisalda saladusi. Enamasti ei sisaldagi. Ometi on mitmeid valdkondi, kus arvetel sisalduv teave on midagi, millest laia avalikkust teavitada ei soovita. Olgu selleks siis ostetavad või müüdavad kogused, või sagedamini hinnaga seonduv info.
- E-arvetega võib meili teel kohale jõuda ka pahavara
Meilimanuste importimine ettevõtte majandustarkvarasse võib viia tõsiste probleemideni, kui arve asemel või sellega kaasa tuleb pahavara. 2016. aastal neutraliseeris Kaspersky igakuiselt üle 20 miljoni meili teel saadetud viiruse, mida on eelmise aastaga võrreldes neli korda enam. E-arvete operaatori süsteemis liiguvad andmed turvalisi kanaleid pidi ning arvete asemel pahavara sattumine teie ettevõtte majandusinfosüsteemi on välistatud.
- Meili teel e-arvete saatmine on kallis
Meili teel e-arvete saatmine võib osutuda kallimaks kui e-arve operaatori teenuste kasutamine. Ootamatu väide: meili teel arve saatmine on ju tasuta, aga e-arve operaatorite teenuste eest tuleb maksta? Asi ei ole alati nii lihtne. Nimelt tuleb kõigi IT kulude hindamisel alati jälgida süsteemi ülesseadmise, ülalpidamise kui ka vigade paranduse kulu.
Meili puhul on ülesseadmise ja ülalpidamise kulu küll väike või olematu, kuid vigade parandus läheb tihti kalliks maksma. Teeme arvutuse ühe suurettevõtte näitel, kes saadab 10 000 arvet kuus. Eeldame, et neist 3% ei jõua saajani (eelpool oli uuringute põhjal väljatoodud, et kõigist meilidest läheb kaduma koguni 24%), Eeldame ka seda, et iga sellise intsidendi lahendamine (kõned kliendile, arve uuesti saatmine jms) võtab pool tundi ning seda teeb töötaja Eesti keskmise palgaga. Sellisel juhul tähendab see ettevõttele igaaastast kulu üle 20 000 euro.
Kuid kas väikeettevõte, kes saadab vaid mõnikümmend arvet kuus, peaks olema mures? Samadel eeldustel tuleb väikeettevõttel vigade käsitlemisega seonduv otsene kulu palju väiksem. Kuid väikeettevõtete puhul tuleb mängu olulise elemendina hilinenud või saamata jäänud tulu. Klientide poolt maksetega viivitamine ning arvete hilisem tasumine on üks peamiseid põhjuseid, miks väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted raskustesse satuvad. Iga laekuv euro on arvel ning seda olulisem on, et kliendid ei saaks “kaduma läinud” arvete mugava vabanduse taha peituda.
