Juulist saab avalikule sektorile ehk riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele saata ainult e-arveid. E-arve ei tähenda meilile lisatud PDF-i, vaid masinloetavat arvet, mida saab koostada üksnes majandustarkvaraga. E-arve puhul saavad eri infosüsteemid infot vahetada inimese sekkumiseta, nii et mõlemad pooled saavad sellest täpselt ühtmoodi aru. Riigi jaoks on üleminek oluline, sest senise kolme arvete töötlemise süsteemi asemele jääb ainult üks. Tänu sellele kulub arvete töötlemiseks vähem tööd ja aega, andmete kvaliteet paraneb ja kokkuvõttes säästetakse raha.

Eesti väike- ja keskmiste ettevõtjate assotsiatsiooni (EVEA) liikmete tagasisidest nähtub, et veidi üle poole vastajate ei ole valmis riigiasutustega suheldes 1. juulist ainult e-arvetele üle minema, tõdes volikogu liige ja jurist, töökeskkonna konsultant Ille Nakurt-Murumaa. Ta lisas, et kuigi on olemas raamatupidamistarkvarasid, mis müügiarveid tehes saavad need automaatselt ka e-arvetena kliendile toimetada, kaasneb sellega probleeme.

„Esiteks, kui ostad nn raamatupidamise täisteenuse, sh müügiarvete koostamise, siis e-arveid on raamatupidajal võimalik koostada ja saata, kuid ettevõtja peab olema valmis ka selle teenuse eest maksma ilmselt pisut rohkem kui varem müügiarveid ise tehes,” ütles Nakurt-Murumaa. „Teiseks, kui pusid raamatupidamist ise teha, nagu väga väikese käibega mikroettevõtted teevad, siis pead hakkama mõnelt e-arve teenuse pakkujalt teenust ostma, kui vahel harva tekib mõni riigiasutusest klient.”

Kolmas ja kõige kehvem variant on Nakurt-Murumaa sõnutsi see, et võib-olla mõni väiksem raamatupidamisteenuse pakkuja kasutab programme, mis ei paku e-arvete võimalust, ja siis tuleb tarkvara vahetada, kui kliendid seda teenust vajavad.

Peamine on aja- ja närvikulu. „Hakkan juunist raamatupidamisprogrammi kallal higistama. Raamatupidaja tegi mulle sinna ligipääsu, peaksin nüüd saama seal müügiarveid teha ja need automaatselt e-arvetena klientidele saata. Kuna aega on nii vähe, siis püüan maikuu veel vanamoodi hakkama saada. Ja ilmselt paljud minusarnased ettevõtjad ka,” kurtis Nakurt-Murumaa.

Paljud väikeettevõtjad on nurisenud, et kui neil on tarvis esitada riigile kuus mõni arve kokku näiteks 50–60 euro eest, siis pole mõistlik maksta e-arvete eest 150-eurost kuutasu.

E-arvete eest võimalikke raha küsimise kohti ongi kaks: kas võtab arvete koostamise ja saatmise eest raha tarkvara pakkuja või operaator, keda ta kasutab. Operaatorid on Omniva, Telema ja Fitek

Eesti sörgib Euroopas sabas

Tarkvara pakkujad kiidavad riiki ettevõtjate õiges suunas motiveerimise eest, sest kuigi peame end tugevaks e-riigiks, sörgime e-arvete poolest Euroopas pigem sabas. Näiteks Taanis on e-arved olnud tavalised juba 15 aastat.

Väike- ja keskmise suurusega ettevõtete seas populaarse majandustarkava Merit Activa pakkuja, AS-i Merit Tarkvara juhatuse liige ja üks omanikke Andres Kert kinnitas, et nende tarkvara võimaldab saata riigile tasuta sada müügiarvet. Kuus riigile paar arvet saatev ettevõte saaks seda tasuta teha üle nelja aasta. Tuleb end firma veebilehel kasutajaks registreerida, see annab ligipääsu raamatupidamisprogrammile. Kui saja dokumendi kasutuspiirang täis saab, peaks edasi maksma 16 eurot kuus, millele lisandub käibemaks.

Arvete operaatorina kasutab Merit Tarkvara Omnivat, mille teenuse eest ei ole kliendil samuti tarvis maksta, sest ettevõte maksab selle tasu ise. Küsimusele, kuidas nad saavad kliendile pakkuda tasuta teenust, vastas Kert: „Eks me loodame, et sada dokumenti saavad täis ja siis peab meile maksma hakkama.”

Kokkuhoid on suur

„Omaenda ja klientide kogemusest saame öelda, et e-arve on suur aja ja raha kokkuhoidja. Riigi samm võiks motiveerida ka eraettevõtluses üksteisele rohkem e-arveid esitama,” ütles majandustarkvara tootja Directo tegevjuht Martin Rinne. Märkimisväärne kokkuhoid tekib tarkvara pakkujate sõnutsi tööjõuressursilt, eriti just arveid vastu võttes. Directo klientidest on näha, et neil, kes on firmadevahelises asjaajamises e-arvetele üle läinud, õnnestub kuus kokku hoida kümneid töötunde, tihti ühe inimese töökoormuse. Tihti on meil nii, et kõrgharidusega raamatupidaja on sunnitud tegelema andmesisestusega ja neid PDF-ilt või paberilt sisse toksima. E-arve vabastab sellest tööst. „Pärast e-arvete kasutusevõttu teeb masin monotoonset tööd ja haritud inimeste töö on sisuline,” tõdes Rinne.

Rinne kinnitas, et e-arveid on lihtne kasutada. Ta möönis, et kui inimene ei ole varem asjaga kokku puutunud, võib muutus tunduda hirmutav, kuid need, kes on seda proovinud ja kogenud, kui lihtne see on, ei taha enam tagasi pöörduda.

Directo ei võta oma klientidelt e-arvete eest eraldi raha ja nende majandustarkvara kasutajad saavad selle olemasoleva kuumakse sees. Baaspaketi tasu on 149 eurot kuus, millele lisandub käibemaks. Operaatorina kasutab Directo registrite ja infosüsteemide keskuse e-arveldajat.

Turvalisus suureneb

Kuna e-arvega vahetavad infosüsteemid teavet inimese sekkumata, suureneb turvalisus. Juba 2016. aastast e-arveid kasutava AS-i Eesti Teede ärikontrolleri Sirje Laigu sõnutsi pole neil enam sisestusvigu ega seetõttu ka inimlikke eksimusi. Kui kõik ettevõtted saadaksid e-arveid, poleks Laigu sõnutsi muret, et arved on kadunud või puudu või ekslevad meilides ringi ja jõuavad finantssüsteemi liiga hilja või ei jõuagi. „E-arvete puhul on garanteeritud, et arve jõuab partnerini. Peale selle saame jälgida arvete ajalugu ja aega, millal keegi arve vastu võttis. See annab võimaluse arved ka õigeaegselt tasuda,” lisas Laigu.

Samuti välistavad e-arved pettuste võimaluse, kus raamatupidajad on justkui maksnud arveid õigete, kuid hiljem pettuseks osutunud meiliarvete põhjal. „Samuti nagu ei ole teada, kas meil jõudis sinna, kuhu pidi jõudma, ei ole võimalik usaldusväärselt teada, kas ta tuli sealt, kust pidi tulema. E-arve lahendab mõlemad küsimused,” selgitas Rinne.

Omniva juhatuse liige, finantsvaldkonna juht Jaan Sildam ütles, et täismahus e-arvetele üleminek annab ettevõtte käekäigust märksa parema ülevaate. „Kuna arve liikumine ja menetlemine on e-arve puhul palju kiirem, siis saadakse ka aruanded ja kokkuvõtted kiiremini tehtud ning see annab juhtidele täpsema ülevaate, kuidas ettevõttel läheb,” lausus ta.

Väikeettevõtted saavad kasutada e-arveldajat

Väikeettevõtted saavad tasuta kasutada riigi loodud e-arveldajat. See on lihtne veebipõhine raamatupidamistarkvara, mis aitab ettevõtjal raamatupidamist mugavalt korraldada.
Keskkonnas saavad kõik ettevõtted ja organisatsioonid saata avalikule sektorile tasuta, piiramatus koguses ja tähtajata e-arveid. E-arveldaja on liidestunud Eestis tegutsevate operaatoritega ja e-arveid on võimalik saata kõigile olenemata sellest, milline on neid vastuvõtva asutuse e-arvete käitleja.
E-arveldajaga liitumiseks tuleb ettevõtjaportaali sisse logida ja esitada avaldus, et soovitakse saata e-arveid e-arveldaja kaudu (see on ettevõtjaportaali üks osa). Samas keskkonnas saab koostada arved, valida saajad ja saata arved välja.

Autor: Kaja Koovit
Avaldatud Ärilehes 28. mail

Allikas: EVEA