Selle eesmärk oli välja selgitada, telefoni teel asutustesse pöördujate, isikuandmete töötlemisega kaasnevad kitsaskohad ja vajadusel koostada konkreetsed soovitused olukorra parandamiseks. Küsimustik saadeti 32-le valitsusasutusele ja 11-le kohalikule omavalitsusele. Viis asutust ei saatnud oma vastust tähtajaks.
Saadetud tagasisidest selgus, et 20 avaliku sektori asutust ei salvesta telefonikõnesid ning ülejäänud 18 asutust salvestavad neid mitmel eri alusel.
Valdavalt põhjendati telefonikõnede salvestamist parema teeninduse tagamise eesmärgil. Mõnel juhul salvestati kõnesid ka töötajatele tagasiside andmise ja neile koolituste pakkumise eesmärgil või siis hilisemaks ülekuulamiseks, et saada täpsemat info. Kuna isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) kohaselt peab igasuguseks isikuandmete töötlemiseks olema õiguslik alus, siis soovis inspektsioon muuhulgas teada, millisel õiguslikul alusel kõnesid salvestatakse.
Seire tulemusel selgus, et avaliku sektori asutused tuginevad kõnede salvestamisel erinevatele õiguslikele alustele. Osad vastanutest selgitasid, et kõnede salvestamisel töödeldakse isikuandmeid avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks. Lisaks leidus vastanute seas ka neid, kes tuginevad kõnede salvestamisel kas täielikult või teatud osas hoopiski õigustatud huvi õiguslikule alusele. Mõned asutused kasutavad kõnede salvestamisel ka isikute nõusolekut.
Nagu välja toodud, põhineb asutustes kõnede salvestamine muuhulgas ka helistaja nõusolekule. Seirest ilmnes, et tihti peetakse telefonikõne jätkamist nõusolekuks ja valdavalt levib avaliku sektori asutustes praktika, kus asutus võtab ära inimese õiguse pöörduda asutuse poole telefoni teel, kui ta ei anna nõusolekut telefonikõne salvestamiseks. IKÜM-i kohaselt peab nõusolek olema siiski vabalt antud. Nõusolek on vabatahtlik siis, kui teenuse või hüve saamine ei ole seotud nõusoleku andmisega. Ka tegevusetust või vaikimist ei saa pidada nõusolekuks. Niisiis levib avalikus sektoris praktika, kus asutus võtab ära helistaja õiguse pöörduda asutuse poole telefoni teel, kui ta ei anna nõusolekut telefonikõne salvestamiseks.
Õigustatud huvi alusele saavad avaliku sektori asutused tugineda aga nende ülesannete täitmisel, mis ei ole nende põhiülesanded. Nimelt selgitab IKÜM põhjenduspunkt 47, et avaliku sektori asutuste jaoks peab isikuandmete töötlemise õigusliku aluse kehtestama seadusandja õigusaktiga ja oma ülesannete täitmiseks ei tohiks asutused kasutada õigustatud huvi õigusliku alusena. Õigustatud huvile saavad asutuses tugineda siiski enda põhitegevusega mitteseotud haldustegevuses.
Kuivõrd telefonikõnede salvestamise temaatika vajab ilmselt veel selgitamist, siis plaanib andmekaitse inspektsioon anda lähiajal seires osalenud asutustele täpsemat tagasisidet ja soovitusi.
AKI ise telefonikõnesid ei salvesta.
